16/01/2025
Chi phí tổ chức triển lãm là bao nhiêu? Chắc chắn đây là câu hỏi được nhiều tổ chức, doanh nghiệp quan tâm nhất hiện nay. Để không làm bạn mất thời gian, hãy cùng VietPower tham khảo bài viết Chi phí tổ chức triển lãm là bao nhiêu? Bảng giá chi tiết 2025 ở dưới đây nhé!
Mục lục
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tổ chức triển lãm
Chi phí tổ chức cho một sự kiện triển lãm có thể dao động rất lớn và tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Để giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về các yếu tố này, bạn có thể tham khảo chi tiết ở dưới đây:
1. Quy mô, không gian triển lãm
Yếu tố đầu tiên bạn cần lưu ý đến sự ảnh hưởng đến chi phí tổ chức triển lãm là quy mô và không gian triển lãm. Thông thường, chi phí cho không gian tổ chức triển lãm sẽ là một trong những yếu tố lớn nhất. Vì các gian hàng có diện tích rộng hoặc đặt ở vị trí nổi bật sẽ có chi phí cao hơn. Ngoài ra, nếu triển lãm có nhiều gian hàng đồng nghĩa với việc các chi phí liên quan đến thuê không gian, trang trí, vận chuyển hay lắp đặt cũng tăng lên.
2. Địa điểm tổ chức triển lãm
Yếu tiếp theo cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí đó chính là địa điểm tổ chức triển lãm. Tổ chức triển lãm ở các thành phố lớn hay những khu vực có cơ sở hạ tầng tốt sẽ có chi phí đắt đỏ hơn so với các khu vực ngoại thành hay những thành phố nhỏ. Một vài địa điểm có sẵn các tiện ích như hệ thống âm thanh, ánh sáng hay trang thiết bị sẽ giúp giảm chi phí vận hành. Đồng thời cũng đảm bảo được chi phí trọn gói hơn.
3. Thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức triển lãm cũng có thể làm ảnh hưởng đến chi phí tổ chức. Ví dụ bạn tổ chức triển lãm vào mùa cao điểm như các dịp cuối năm, chắc chắn sẽ gặp phải tình huống chi phí thuê địa điểm cao hơn. Bên cạnh đó, những sự kiện kéo dài nhiều ngày hoặc đòi hỏi lắp đặt hay chuẩn bị trong khoảng thời gian dài cũng làm phát sinh thêm chi phí về nhân sự, vận hành. Do đó bạn nên cân nhắc thật kỹ để tìm ra phương án tối ưu nhất cho triển lãm của mình nhé.
4. Thiết kế gian hàng triển lãm
Gian hàng trong triển lãm được thiết kế đặc biệt hay có những yêu cầu vật liệu cao cấp sẽ làm chi phí sẽ cao hơn. Một số triển còn đòi hỏi gian hàng tùy chỉnh theo yêu cầu của các đơn vị tham gia. Các yếu tố như bảng hiệu, ánh sáng, màn hình kỹ thuật số,… cũng có thể làm tăng chi phí.
5. Dịch vụ thiết bị
Dịch vụ thiết bị cũng là yếu tố làm ảnh hưởng đến chi phí tổ chức triển lãm, bạn có thể tham khảo một vài hạng mục như:
- Công nghệ hỗ trợ như màn hình LED, hệ thống âm thanh ánh sáng, các thiết bị trình chiếu,…
- Chi phí thuê nhân sự như nhân viên tổ chức, cộng tác viên, an ninh, lễ tân hay các dịch vụ hỗ trợ khác cũng khiến bạn phải tính toán kỹ càng.
- Dịch vụ vận chuyển, lắp đặt có thể tăng cao nếu bạn sử dụng các vật dụng từ quốc tế.
6. Chi phí quảng bá
Khi tổ chức sự kiện triển lãm, chắc chắn bạn sẽ không thể bỏ qua các hạng mục truyền thông quảng bá để tạo sức hút cho chương trình. Chình vì vậy, chi phí quảng cáo qua những kênh truyền thông sẽ là một phần quan trọng trong ngân sách tổ chức. Hơn hết, các chiến dịch tiếp thị online, email marketing hay các chương trình khuyến mãi liên quan đến triển lãm cũng góp phần làm tăng chi phí.
7. Đối tác, nhà cung cấp
Các hợp đồng với nhà cung cấp thiết bị, dịch vụ ăn uống hAY các công ty bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật. Rất có thể sẽ ảnh hưởng lớn đến chi phí tổng thể của triển lãm. Ngược lại, nếu triển lãm của bạn thu hút và nhận được sự tài trợ từ các đối tác thì chi phí có thể sẽ được giảm bớt. Tuy nhiên, việc tìm kiếm và duy trì các mối quan hệ đối tác chiến lược cho sự kiện triển lãm cũng đòi hỏi chi phí và thời gian dài.
8. Chi phí hậu cần
Cuối cùng, yếu tố về chi phí hậu cần sẽ ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện triển lãm. Nếu vận chuyển các sản phẩm, thiết bị hay vật liệu đến địa điểm triển lãm. Sau đó đưa về lại có thể phát sinh nhiều chi phí. Chi phí cho việc lắp đặt và tháo dỡ gian hàng hoặc các sản phẩm trưng bày cũng cần được tính đến trong ngân sách chung.
Chi tiết các khoản chi phí tổ chức triển lãm
Dưới đây bảng chi phí tổ chức triển lãm mà bạn có thể tham khảo cho sự kiện của mình:
| Hạng mục | Giá tham khảo | Ghi chú |
| Thuê gian hàng | Từ 5 đến 30 triệu | Phụ thuộc vào diện tích, vị trí của gian hàng. |
| Thuê không gian tổ chức | Từ 100 đến 500 triệu | Tùy thuộc vào địa điểm (Trung tâm hội nghị, các triển lãm trong thành phố, triển lãm quốc tế,…) |
| Thiết kế gian hàng | Từ 10 đến 50 triệu | Gói cơ bản |
| Từ 50 đến 200 triệu | Gói cao cấp | |
| Vận chuyển lắp đặt | Từ 5 đến 30 triệu | Tùy vào khoảng cách vận chuyển, vật liệu hay loại sản phẩm. |
| Lắp đặt gian hàng | Từ 5 đến 10 triệu | Phụ thuộc vào độ phức tạp của các gian hàng. |
| Quảng cáo, truyền thông | Từ 10 đến 30 triệu | Tùy thuộc vào phạm vi, kênh quảng cáo hay các chiến dịch truyền thông khác nhau. |
| Chi phí nhân sự | Từ 200.000 đến 500.000 VNĐ/người/ngày | Nhân viên tiếp tân, hướng dẫn viên,… |
| Từ 150.000 đến 300.000 VNĐ/người/ngày | Bảo vệ an ninh | |
| Từ 10 đến 30 triệu | Quản lý sự kiện, tổ chức. | |
| Giấy phép | Từ 5 đến 20 triệu | Giấy phép tổ chức tùy vào địa phương nơi tổ chức. |
| Từ 5 đến 20 triệu | Bảo hiểm sự kiện, tùy vào mức độ tài sản bảo hiểm trong triển lãm. | |
| Chi phí tiệc nhẹ | Từ 10 đến 50 triệu | – Chi phí cung cấp đồ ăn nhẹ, nước uống, hoặc tiệc tối cho khách tham quan và các đối tác (nếu có). – Tùy thuộc vào lượng đồ ăn. |
| Thiết bị (Màn LED, máy chiếu, ánh sáng, âm thanh, hệ thống wifi,…) | Từ 5 đến 50 triệu | Tùy theo số lượng và công nghệ sử dụng. |
| Chi phí hậu cần | Từ 1 đến 7 triệu | – Vệ sinh khu vực triển lãm (Trước, trong và sau sự kiện). – Vệ định kỳ suốt sự kiện. |
| Chi phí tổ chức các hoạt động phụ trợ | Từ 10 đến 50 triệu | Tùy theo quy mô và chất lượng của hoạt động. |
| Chi phí in ấn (Banner, poster, standee,…) | Từ 5 đến 50 triệu | Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của chương trình sự kiện. |
Cách tối ưu chi phí tổ chức triển lãm
Việc tối ưu hóa chi phí tổ chức triển lãm sẽ là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách hiệu quả và tiết kiệm. Dưới đây là một vài cách để bạn tối ưu chi phí tổ chức triển lãm hiệu quả:
1. Lập kế hoạch, ngân sách chi tiết
Trước khi bắt đầu, bạn hãy xác định mục tiêu của triển lãm. Ví dụ như quảng bá thương hiệu, bán hàng, kết nối đối tác,… Hơn hết, bạn cũng đừng quên lập ngân sách từng khoản chi cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn quyết định được những khoản chi cần thiết cũng như tránh các chi phí không cần thiết.
2. Tối ưu chi phí thuê không gian
Thay vì thuê các địa điểm đắt đỏ ở các khu vực trung tâm. Bạn có thể lựa chọn các trung tâm triển lãm có giá thuê hợp lý nhưng vẫn đảm bảo thu hút khách tham quan. Ngoài ra, sự kiện triển lãm tổ chức vào mùa thấp điểm hoặc ngoài giờ cao điểm thường sẽ có chi phí thấp hơn. Chính vì vậy, tổ chức triển lãm vào các thời gian không phải mùa cao điểm có thể tiết kiệm được một khoản chi lớn.
3. Tiết kiệm thiết kế, trang trí gian hàng
Thay vì sử dụng các gian hàng quá phức tạp hay trang trí cầu kỳ. Bạn có thể chọn những thiết kế đơn giản nhưng vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ và hiệu quả cho không gian triển lãm. Một số vật liệu tái sử dụng hoặc thuê gian hàng sẵn có cũng có thể làm giảm chi phí cho bạn. Ngoài ra, thay vì sử dụng các vật liệu đắt đỏ. Bạn cũng có thể chọn các vật liệu thay thế rẻ hơn nhưng vẫn phải giữ được tính thẩm mỹ và tính năng.
4. Chọn nhà cung cấp, dịch vụ hợp lý
Để tiết kiệm chi phí, bạn hãy so sánh giá từ nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau. Ví dụ như thiết kế gian hàng, trang thiết bị hay dịch vụ ăn uống. Điều này sẽ giúp bạn tìm được các nhà dịch vụ có giá cả hợp lý đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng. Hơn hết, bạn cũng đừng ngại thương lượng giá cả với các nhà cung cấp. Vì nhiều nhà cung cấp sẽ sẵn sàng giảm giá khi có thỏa thuận lâu dài hoặc với những đơn hàng lớn.
5. Tìm kiếm nhà tài trợ
Cuối cùng, hãy tìm kiếm nhà tài trợ để chi phí của bạn được giảm thiểu và tiết kiệm hiệu quả. Bạn nên tìm các đối tác trong ngành để có thể tài trợ cho sự kiện. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn mở rộng mạng lưới và mối quan hệ khách hàng tiềm năng. Bạn cũng có thể cung cấp các gói tài trợ với mức giá phù hợp dành cho các doanh nghiệp muốn quảng bá sản phẩm, dịch vụ trong sự kiện. Việc này giúp sẽ giảm bớt chi phí tổ chức. Đồng thời vẫn duy trì chất lượng sự kiện triển lãm.
Vừa rồi là bài viết giải đáp thắc mắc về Chi phí tổ chức triển lãm là bao nhiêu? Bảng giá chi tiết 2025 được VietPower chia sẻ cho bạn tham khảo. Hy vọng rằng, những thông tin ở trên đã giúp ích cho bạn trong việc tìm hiểu chi phí tổ chức triển lãm. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một tuần làm việc tràn đầy năng lượng!
Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện, team building chuyên nghiệp. Hãy liên hệ với VietPower theo thông tin dưới đây. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho bạn 24/7 miễn phí.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://viet-power.vn/
- Hotline: 0867.12.8688
- Email: contact@viet-power.vn
- Địa chỉ:
- Trụ sở: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
- Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@vietpowervn
- Zalo: https://zalo.me/0867128688
Công ty Cổ phần Sự kiện VietPower là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức team building, sự kiện và du lịch trải nghiệm tại Việt Nam. Với hơn 5 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ sáng tạo, chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp tổ chức độc đáo, hiệu quả và đầy cảm xúc cho doanh nghiệp.
Theo dõi VietPower để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích và xu hướng mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
