15 Bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100%

Các bước tổ chức sự kiện chưa hẳn ai cũng rõ mặc dù Tổ chức sự kiện là một khái niệm quen thuộc tại Việt Nam khi sự kiện trở thành một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh và xây dựng thương hiệu của các doanh nghiệp. Có thể thấy rằng tổ chức sự kiện xuất hiện ở rất nhiều lĩnh vực trong cuộc sống của chúng ta như kinh doanh, giải trí, thể thao, triển lãm,… xuất hiện dưới các hình thức sự kiện hội nghị, hội thảo, lễ ra quân, lễ ra mắt sản phẩm mới, tiệc tri ân,… Mặc dù rất phổ biến như vậy, nhưng không phải ai cũng nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện thành công. Trong bài viết này Vietpower – Công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam sẽ chia sẻ cho bạn.

Mời bạn đọc tham khảo ngay: Quy trình các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100%

1. Xác định mục đích

Bước đầu tiên cũng là nền tảng trong quy trình tổ chức sự kiện là thiết lập mục tiêu của sự kiện. Cần xác định được loại hình sự kiện là gì? ( lễ tri ân, sự kiện giải trí, lễ khai chương, Year End Party,…). Doanh nghiệp muốn gửi gắm thông điệp gì đến khách mời, công chúng? Các mục tiêu càng rõ ràng, chi tiết thì càng dễ dàng cho việc lên ý tưởng, người thực hiện tổ chức sự kiện sẽ bám sát vào mục tiêu theo yêu cầu của khách hàng để định hướng được kế hoạch và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100% 6

2. Lên ý tưởng và chủ đề cho thiết kế

Trong quy trình tổ chức sự kiện, xây dựng ý tưởng và chủ đề chính là linh hồn của sự kiện, đòi hỏi bạn phải thực sự am hiểu về sản phẩm, dịch vụ và mục đích tổ chức sự kiện là gì. Có vậy bạn mới có thể khái quát, phân tích và sáng tạo được các ý tưởng độc đáo để tạo ra một sự kiện gây được sự thu hút và ấn tượng cho khách mời. Tuyệt đối không được sử dụng lại các ý tưởng cũ sẽ khiến khách mời nhàm chán, ảnh hưởng tới chất lượng chương trình và bộ mặt thương hiệu của doanh nghiệp.

3. Xác định đối tượng và số lượng người tham dự

Trước khi lên danh sách khách mời, bạn phải xác định được đối tượng khách tham gia sự kiện là ai, điều này mang yếu tố quyết định sự thành công cho sự kiện , bởi nếu mời sai đối tượng khách mời thì họ sẽ không có sự tương tác nhiệt tình với sự kiện của bạn, dẫn đến giảm hiệu suất thành công của chương trình. Hơn nữa, bạn cũng phải nắm được số lượng khách dự kiến vì nó sẽ giúp bạn xác định được phạm vi tổ chức, địa điểm, các nội dung, chương trình trong sự kiện. 

15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100% 3

4. Lên timeline cụ thể cho sự kiện

Một sự kiện chuyên nghiệp thì không thể thiếu thiết lập hệ thống thời gian theo từng hạng mục và thời lượng chương trình. Điều này giúp cho ban tổ chức, cũng như khách mời, MC, diễn giả,… nắm được và chủ động thời gian bắt đầu sự kiện, thời lượng và nội dung các mục của sự kiện sẽ diễn ra. Để quá trình diễn ra sự kiện suôn sẻ tránh tình trạng thiếu sót, chậm trễ kế hoạch dẫn đến những sự cố ngoài ý muốn như quá thời gian hoặc bỏ sót phần nào đó quan trọng của chương trình sự kiện.

5. Thiết kế kịch bản nội dung sự kiện

15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100% 5

Lên kịch bản nội dung chương trình bao gồm timeline chương trình, nội dung chương trình, kịch bản MC sự kiện. Kịch bản càng chi tiết và trú trọng nội dung sẽ góp phần tăng thêm sự hấp dẫn, chuyên nghiệp cho chương trình sự kiện.

Một kịch bản tổ chức sự kiện cần phải đảm bảo đầy đủ các mục sau:

  • Đón khách: Lễ tân, ban tổ chức có trách nhiệm đón khách, hướng dẫn khách cách check in và ổn định chỗ ngồi.
  • Khai mạc: Mc có lời giới thiệu chương trình, đại diện doanh nghiệp tổ chức phát biểu khai mạc sự kiện.
  • Bước vào nội dung chính của sự kiện
  • Phần hội: Văn nghệ, giải trí, gameshow
  • Phần tiệc ( nếu có )
  • Kết thúc chương trình.

6. Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Đây là một bản tổng hợp kế hoạch các bước thực hiện sự kiện để đơn vị tổ chức bám vào thực hiện theo đúng kế hoạch trước, trong và sau chương trình sự kiện. Kế hoạch này phải bao gồm các mục chi tiết:

  • Hình thức tổ chức sự kiện
  • Mục tiêu và chủ để chương trình
  • Địa điểm và thời gian tổ chức chương trình
  • Kịch bản nội dung sự kiện
  • Ý tưởng và chủ đề của sự kiện
  • Xây dựng kịch bản và timeline sự kiện
  • Khách mời tham dự sự kiện
  • Chuẩn bị thiết bị, thiết kế, in ấn
  • Kế hoạch truyền thông sự kiện
  • Tổ chức sự kiện
  • Phương án dự phòng
  • Đo lường, đánh giá, tổng kết chương trình sự kiện.

Mời bạn xem chi tiết về: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100% 1

7. Thành lập Ekip tổ chức sự kiện

Sau khi đã lên được ý tưởng và kế hoạch chi tiết cho chương trình, lúc này bạn cần có một đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Trong bất cứ sự kiện nào, đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố cốt lõi, đóng góp to lớn vào sự thành công của sự kiện. 

Mỗi bộ phận trong đội ngũ sẽ có nhiệm vụ và trách nhiệm hoàn thành các khâu khác nhau như bộ phận phụ trách lên ý tưởng, lập kế hoạch, bộ phận thiết kế, bộ phận thi công, Marketing, kế toán… cùng nhau phối hợp thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đã lập ra. Trong đó quan trọng nhất là người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối các hoạt động diễn ra trong sự kiện

15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100% 7

8. Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện

Để chương trình sự kiện được tổ chức thành công, bên tổ chức phải có chuyên môn và kinh nghiệm về tổ chức sự kiện, phải thể hiện được sự chuyên nghiệp, thận trọng, kiểm soát tốt kế hoạch để sự kiện chạy theo đúng tiến độ. Kịp thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để phù hợp với yêu cầu của khách hàng, tuy nhiên cần phải giới hạn thời gian điều chỉnh sớm, tránh việc điều chỉnh sát ngày tổ chức chương trình sẽ không xoay sở kịp, nó sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp và thiếu tính thống nhất trong công việc.

9. Làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông

Đối với nhiều doanh nghiệp, trong các sự kiện lớn họ thường kêu gọi thêm sự tài trợ hoặc hợp tác tổ chức với doanh nghiệp khác, hình thức này mang tính chất cộng hưởng đôi bên cùng có lợi, cùng nhau san sẻ chi phí tổ chức sự kiện, góp phần trong việc quảng bá và làm cho sự kiện thành công hơn. Tùy theo hình thức sự kiện mà doanh nghiệp bạn có thể kêu gọi tài trợ 1 phần của sự kiện như tài trợ bữa ăn, quà khách mời, hoa sự kiện hoặc nhận sự hỗ trợ từ các đơn vị truyền thông, báo trí sẽ hỗ trợ quảng bá thông tin sự kiện, thương hiệu doanh nghiệp trên website hoặc trên trang tin của họ.

15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100% 9

10. Truyền thông cho sự kiện

Dù bất kỳ là hình thức sự kiện gì thì truyền thông quảng bá là bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Đây là đòn bẩy giúp thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ,… của doanh nghiệp tiếp cận được với nhiều đối tác và khách hàng tiềm năng. Việc quảng bá sự kiện có thể xuất phát từ các kênh có sẵn của doanh nghiệp như Website, email, hoặc các kênh mạng xã hội. Tiếp đến là quảng cáo có trả phí trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng tối đa, hiệu quả các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng ký.

Ngoài ra nếu là các sự kiện quan trọng và tầm cỡ bạn nên có thêm thông cáo tới báo chí và truyền tải các bài viết truyền tải thông điệp, nhằm tăng hiệu ứng tốt cho sự thành công của sự kiện.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100% 10

11. Ngân sách dự trù

Ngân sách dự trù là một thước đo chi phí, chi tiêu cho các hạng mục tổ chức sự kiện, tránh lãng phí vào các hạng mục không cần thiết và tránh thất thoát khó kiểm soát. Ngân sách dự trù cũng thể hiện quy mô đầu tư của sự kiện. Vì vậy khi biết được ngân sách tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức cũng phải căn chỉnh sao cho phù hợp so với kế hoạch, nếu là sự kiện kết hợp với du lịch thì cũng đừng quên tính cả chi phí ăn, nghỉ, di chuyển khách mời, diễn giả,… cũng như dự trù chi phí cho các phát sinh.

12. Chuẩn bị và dàn dựng

Một trong các khâu chuẩn bị tốn nhiều thời gian nhất và đòi hỏi sự chỉn chu và độ chính xác. Càng cẩn thận bao nhiêu thì chương trình diễn ra suôn sẻ bấy nhiêu. Đội ngũ setup chương trình phải có mặt trước khi diễn ra sự kiện từ 1-2 ngày tùy mức độ phức tạp của sự kiện mà điều phối thời gian chuẩn bị phù hợp, đảm bảo chạy thử chương trình 1-2 lần để đảm bảo quá trình diễn ra không mắc sai sót gì và kịp thời xử lý các lỗi đảm bảo sự trơn tru, mượt mà cho sự kiện chính thức.

Cụ thể một sự kiện ít nhất phải chuẩn bị trước các hạng mục sau: 

  • Setup Banner, Standee, backdrop sự kiện, cổng chào, thiết bị trình chiếu, thiết bị diễn thuyết, chuẩn bị tài liệu và hình ảnh phát cho khách mời ( nếu cần thiết).
  • Nhân sự hỗ trợ chương trình, xử lý hậu trường
  • Gửi thiệp mời và đăng thông báo
  • Thuê thiết bị hỗ trợ
  • Thuê MC, PG
  • Thuê văn nghệ vũ đoàn
  • Hoàn tất các thủ tục cần thiết

15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100% 12

 #13. Phương án dự phòng

Phương án dự phòng luôn luôn có trong kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vì trong quá trình tổ chức có những yếu tố bất ngờ xảy ra không có trong kế hoạch như thời tiết (nếu tổ chức ngoài trời), thời gian diễn ra chương trình bị muộn hơn dự kiến, rủi ro về kỹ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến… Lúc này những phương án thay thế, kịp thời sẽ giúp bạn khắc phục được những sự cố không mong muốn xảy ra.

14. Tiến hành tổ chức sự kiện

Đây là phần quan trọng nhất và cốt lõi của chương trình sự kiện, việc chương trình hoạt động trơn tru hay không phụ thuộc khá nhiều vào trưởng bộ phận điều phối chương trình, người này có trách nhiệm điều phối và kiểm soát các bộ phận thực hiện chương trình dựa trên phần việc đã chia trong quy trình tổ chức sự kiện, từ bộ phận hậu trường, đó tiếp khách, theo dõi checklist và timeline chương trình đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch. Kịp thời xử lý nhanh nhất các sự cố phát sinh linh hoạt, tránh ảnh hưởng đến thời gian tổ chức chương trình.

15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100% 14

15. Tổng kết sự kết sự kiện và dọn dẹp

Sau khi kết thúc chương trình, các bộ phận liên quan có nhiệm vụ thu gom vật dụng, xử lý hoàn trả các thiết bị cho nhà cung cấp, dọn dẹp sạch sẽ hiện trường.

Đồng thời các bộ phận cần tổng kết, báo cáo mức độ hoàn thành của công việc của sự kiện vừa diễn ra, bao gồm trước, trong và sau sự kiện. Từ đó đúc kết kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo ngày càng chuyên nghiệp hơn.

Trên đây là 15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100% mà Vietpower muốn chia sẻ tới bạn. Hy vọng bạn đã có những thông tin hữu ích về các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. 

Nếu bạn đang cần sự hỗ trợ tư vấn và đơn vị đồng hành để lên những ý tưởng thực hiện chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giảm tải gánh nặng tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ Vietpower để được tư vấn dịch vụ trọn gói miễn phí bạn nhé.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100% 15

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 

Vietpower – công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu cả nước. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện với quy mô lớn nhỏ khác nhau ở khắp các tỉnh thành trên cả nước. Cùng với đội ngũ sáng tạo, kinh nghiệm và nhiệt huyết, chúng tôi tự tin là một đơn vị đồng hành uy tín, giúp bạn thực hiện các chương trình Event thành công và gây được tiếng vang lâu dài tới khách hàng của bạn.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ: VietPower

Thông tin về chúng tôi!

  • Công ty Cổ Phần Truyền thông và Sự kiện VIETPOWER
  • Trụ sở chính: Số 137A4, KĐTM Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội
  • Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
  • Chi nhánh TP.HCM: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P.Bến Nghé – Q.1 – TP. HCM
    Hotline: 0867.12.8688
    Mail: contact@viet-power.vn
    Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding/

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688