Các bước tổ chức sự kiện Gala dinner cuối năm

Gala dinner cuối năm được xem là sự kiện quan trọng của rất nhiều công ty nhằm tri ân khách hàng, kết nối giữa các doanh nghiệp, khen thưởng nhân viên xuất sắc. Thông thường, gala dinner cuối năm sẽ có từ 50 trở lên tham dự. Họ là nhân sự của công ty, đối tác hoặc khách hàng thân thiết. 

Để tổ chức một sự kiện Gala dinner cuối năm thành công, bạn cần xây dựng kế hoạch tổ chức, quy trình và kịch bản chi tiết. Dưới đây là các bước không thể thiếu để tổ chức gala dinner cuối năm thành công, hãy cùng Vietpower điểm qua nhé!

Mời bạn đọc: Gala Dinner là gì? Chương trình Gala Dinner thường gặp

Các bước tổ chức Gala Dinner Cuối năm

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Các bước tổ chức sự kiện Gala dinner cuối năm

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện gala dinner cuối năm 

Với bất kỳ chương trình nào, khâu xây dựng kế hoạch cũng là quan trọng nhất và phải đặt lên hàng đầu. Bạn xây dựng kế hoạch càng chi tiết, càng rõ ràng, tỉ lệ thành công của chương trình càng cao. Thế nhưng bạn đã biết xây dựng kế hoạch tổ chức Gala dinner thì cần phải làm những gì chưa? Nếu chưa thì hãy note lại ngay các công việc cần làm dưới đây để bản kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn chi tiết nhất có thể nhé!

Các bước tổ chức Gala Dinner Cuối năm 1

  • Lên ý tưởng tổ chức sự kiện: Để có một đêm Gala Dinner cuối năm hoành tráng và ý nghĩa, bạn cần phải có chủ đề sự kiện, lên ý tưởng cho sự kiện. Ý tưởng càng hay, càng độc đáo, sáng tạo, càng gây được ấn tượng tốt đối với khách mời.
  • Xác định thời gian tổ chức: Bạn nên xác định chính xác thời gian tổ chức gala dinner cuối năm để lên một bản kế hoạch chi tiết nhất. Khi đã định được ngày tổ chức, mọi công tác liên quan đến chuẩn bị sự kiện gala dinner chắc chắn sẽ không bị trì trệ. 
  • Lựa chọn địa điểm tổ chức: Tùy theo hình thức tổ chức, quy mô tổ chức mà bạn có thể lựa chọn địa điểm phù hợp. Thông thường, sự kiện gala dinner cuối năm kết hợp với hoạt động khen thưởng nhân viên, tri ân đối tác, khách hàng,.. sẽ được tổ chức tại không gian rộng rãi như: các trung tâm tổ chức sự kiện, khách sạn, nhà hàng, resort, bãi biển,…
  • Dự kiến số người tham gia: Số người tham gia sự kiện Gala dinner quyết định trực tiếp đến quy mô tổ chức sự kiện. Việc dự kiến số người tham gia càng chính xác, công tác chuẩn bị và phục vụ tại gala sẽ dễ dàng hơn.
  • Các hoạt động sẽ tổ chức trong gala: Mỗi doanh nghiệp sẽ có mục đích và chủ đề tổ chức gala khác nhau. Do đó, các hoạt động sẽ tổ chức trong sự kiện Gala dinner cũng sẽ có sự thay đổi. Xác định các hoạt động sẽ giúp việc xây dựng kịch bản rõ ràng và chính xác nhất.
  • Dự trù kinh phí: Dự trù kinh phí sự kiện là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi tổ chức sự kiện cũng cần phải xác định rõ ràng. Bản dự trù chi tiết, chính xác nhất vừa giúp cho việc chuẩn bị sự kiện nhanh chóng, dễ dàng; vừa giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lí dòng tiền. 

Các bước tổ chức Gala Dinner Cuối năm 2

2. Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện Gala dinner chi tiết

Khi đã xác định được kế hoạch tổ chức sự kiện Gala dinner, việc quan trọng tiếp theo bạn cần làm là nhanh chóng xây dựng kịch bản Gala dinner cuối năm chi tiết. 

Một kịch bản tổ chức sự kiện Gala dinner hay trước hết phải phù hợp với chủ đề của chương trình. Bạn không thể xây dựng một kịch bản theo ý mình mà không quan tâm đến chủ đề chính của Gala Dinner. Bởi mỗi doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện Gala dinner cuối năm sẽ có mục đích khác nhau và chủ đề cũng khác nhau. Do đó, hãy sáng tạo kịch bản tổ chức sự kiện phù hợp để làm nổi bật được chủ đề của chương trình.

Bên cạnh đó, kịch bản tổ chức sự kiện khi được xây dựng xong cũng cần phải chi tiết, rõ ràng, trình bày mạch lạc để MC, người điều hành sự kiện có thể dễ dàng nắm bắt và thực hiện. Về cơ bản, một kịch bản tổ chức sự kiện Gala dinner cuối năm sẽ bao gồm:

  • Lời dẫn của MC
  • Các tiết mục văn nghệ sắp xếp theo đúng trình tự trong timeline chương trình
  • Có thời lượng cụ thể của từng phần và toàn bộ chương trình để MC dễ dàng kiểm soát dễ dàng hơn.
  • Ghi chú đạo cụ, hiệu ứng âm thanh, ánh sáng cho từng tiết mục.

Xem chi tiết: Kịch bản chương trình Gala Dinner đặc sắc ấn tượng

Các bước tổ chức Gala Dinner Cuối năm 3

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

3. Lựa chọn menu bàn tiệc

Lựa chọn bàn tiệc là một phần quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện Gala dinner cuối năm. 

Với nhiều doanh nghiệp ưa thích sự truyền thống, menu sẽ hay xuất hiện các món ăn thường thấy trên bàn tiệc của người Việt: canh bóng, chả giò,… Còn đối với các doanh nghiệp hướng đến sự hiện đại, họ sẽ ưu tiên chọn bàn tiệc Buffet từ 10 – 20 món tùy theo yêu cầu của khách hàng.

Nếu bạn còn phân vân, hãy tham khảo ý kiến của mọi người tham gia bữa tiệc để lựa chọn menu bàn tiệc không chỉ tối ưu chi phí mà còn phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

4. Thiết kế không gian sự kiện

Không gian sự kiện cũng là yếu tố quan trọng cần lưu ý khi tổ chức sự kiện Gala dinner cuối năm. Nhiều doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện không chú ý đến bước này. Điều đó dễ khiến cho một sự kiện hoành tráng trở nên không còn sức hấp dẫn. 

Do đó, khi tổ chức sự kiện Gala dinner cuối năm, bạn lưu ý trang trí không gian phù hợp với chủ đề sự kiện, bao gồm: sân khấu (phông nền, bày trí, ánh đèn,…) và khu vực sảnh đón khách, khu vực sự kiện.

Các bước tổ chức Gala Dinner Cuối năm 4

5. Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện Gala Dinner chuyên nghiệp

Sự kiện Gala dinner cuối năm đối với các doanh nghiệp có thể nói là một chương trình lớn, đòi hỏi người làm chương trình phải dành nhiều thời gian, tâm huyết và chất xám. Thế nhưng, cuối năm là thời điểm bận rộn nhất, các doanh nghiệp đang bứt tốc để hoàn thành chỉ tiêu công việc còn sót lại của năm cũ. Do đó, việc tự tổ chức chương trình, dành thời gian, tâm huyết cho chương trình thực sự không phải là điều dễ dàng trong thời gian này. 

Để đảm bảo sự kiện Gala dinner cuối năm được tổ chức thành công nhất có thể, hãy lựa chọn đơn vị uy tín, chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức tiệc. 

Các bước tổ chức Gala Dinner Cuối năm 5

Vietpower – Công ty tổ chức sự kiện Gala Dinner cuối năm

Vietpower là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn có thể lựa chọn để tổ chức sự kiện Gala dinner cuối năm. 

Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện Gala dinner trọn gói uy tín, chuyên nghiệp, hứa hẹn mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất tại sự kiện. 

  • Đội ngũ kỹ thuật viên, nhân viên, cho thuê MC sự kiện… được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp. 
  • Kịch bản tổ chức sự kiện Gala dinner sáng tạo, phù hợp với chủ đề, văn hóa doanh nghiệp
  • Thiết kế, trang trí sự kiện theo yêu cầu của khách hàng
  • Có quy trình tổ chức cụ thể, tối ưu và chuyên nghiệp
  • Hỗ trợ khách hàng, tư vấn 24/7 

Xem chi tiết: Chi phí tổ chức Gala Dinner tốt nhất 2021

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Bên cạnh đó, hiểu được tâm lí khách hàng, Vietpower luôn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí tổ chức, mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện Gala dinner cuối năm hoành tráng, sang trọng với giá thành hợp lí nhất.

Vậy nên, nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm một đơn vị tổ chức sự kiện Gala dinner cuối năm phù hợp, liên hệ ngay để không bỏ lỡ chương trình ưu đãi đặc biệt của Vietpower nhé!

Ngoài tổ chức sự kiện Gala dinner cuối năm, Vietpower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như: tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành, year party…

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688