Giỏ hàng

Quy trình các bước tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả

Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện thường niên với các doanh nghiệp. Với những ý nghĩa to lớn và lợi ích mà hội nghị mang lại, chắc hẳn việc chuẩn bị sẽ cần được triển khai từ rất sớm. Quý công ty chưa biết bắt đầu từ đâu và phải chuẩn bị những gì? Cùng VIETPOWER tham khảo quy trình các bước tổ chức hội nghị khách hàng qua bài viết dưới đây.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tư vấn trực tiếphotline

tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức Hội nghị khách hàng là gì?

Tổ chức hội nghị khách hàng là phương thức tri ân các đối tác và khách hàng gắn bó với doanh nghiệp, được tổ chức hàng năm. Sự kiện này là cầu nối giúp doanh nghiệp, công ty gửi lời tri ân, lời cảm ơn tới sự ủng hộ và đồng hành của những khách hàng trung thành trong thời gian qua.Thông qua sự kiện, công ty cũng sẽ giới thiệu những sản phẩm, dịch vụ mới, thậm chí chưa có trên thị trường và ưu ái dành riêng cho khách hàng trung thành dùng thử.

Ý nghĩa và tầm quan trọng của buổi lễ hội nghị

Hội nghị khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp và là tiền đề đẩy mạnh hội nhập, giao lưu, hợp tác với nhiều doanh nghiệp khác. Sự kiện này giúp công ty xây dựng mối quan hệ gắn bó, bền chặt trên phương diện cả hai cùng có lợi với khách hàng cũ và mở rộng tìm kiếm nhiều khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Đối với doanh nghiệp, sự kiện hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên không thể thiếu. Đây là dịp để công ty bày tỏ sự trân trọng, quan tâm và lời cảm ơn sâu sắc tới khách hàng, đồng thời là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá tên tuổi, lĩnh vực kinh doanh của mình với đối tác và truyền thông. Thông qua hội nghị khách hàng, doanh nghiệp có thể tìm kiếm thêm nhiều.

Đối với khách hàng, việc được một tổ chức, một doanh nghiệp quan tâm sẽ khiến họ ngày càng tin tưởng vào lựa chọn của mình. Hơn nữa, sự kiện sẽ giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan về hoạt động của công ty mà mình ủng hộ, đồng thời cảm thấy được trân trọng khi được doanh nghiệp mời đến dự một sự kiện danh giá như vậy.

tổ chức hội nghị khách hàng

Các bước tổ chức hội nghị khách hàng

Việc lên kế hoạch cho hội nghị không chỉ giúp ban tổ chức nắm rõ được quy trình tổ chức mà còn giúp dễ dàng khắc phục sự cố không mong muốn xảy ra. Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng sẽ bao gồm những bước cơ bản sau đây:

  • Chuẩn bị trước hội nghị
    Khâu chuẩn bị sẽ bao gồm việc chọn lựa thời gian, địa điểm tổ chức và lên danh sách khách mời. Thông thường để thuận tiện nhất, doanh nghiệp sẽ lựa chọn những trung tâm tổ chức sự kiện nằm ở vị trí giao thông thuận tiện, ở trong thành phố hoặc những văn phòng có sức chứa lớn.
  • Setup không gian
    Với hội nghị khách hàng, việc tạo không gian mang văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp cần được chú trọng. Không nên trang trí quá màu mè, quá nhiều chi tiếp sẽ gây rối mắt người nhìn. Một tổng thể hài hòa, trang nhã luôn tạo điểm cộng trong mắt khách hàng.
  • Phần khai mạc
    Giới thiệu khách mời và ban lãnh đạo công ty, các tiết mục văn nghệ mở màn, lời phát biểu của đại diện doanh nghiệp và đại diện phía đối tác.
  • Phần chính của hội nghị
    Có thể chiếu video ngắn về quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp, trưng bày và thử nghiệm sản phẩm,...thưởng thức các món ăn (nếu có)
  • Bế mạc hội nghị
    Lời cảm ơn của doanh nghiệp tới sự ủng hộ của đối tác và khách hàng, phát biểu của đại diện bên phía khách hàng về hội nghị, văn nghệ kết thúc,...

tổ chức hội nghị khách hàng

Những lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

Với một hội nghị có quy mô lớn và tầm quan trọng như vậy, việc xảy ra sai sót không đáng có là điều vô cùng đáng tiếc. Vì vậy, doanh nghiệp cần tham khảo các kinh nghiệm và lưu ý trước khi tổ chức hội nghị khách hàng. Một số lưu ý cần thiết có thể kể đến như:

  • Chạy thử chương trình trước khi hội nghị chính thức diễn ra: điều này sẽ giúp hạn chế tối đa các sai sót và dễ dàng sửa chữa, khắc phục nếu có.
  • Bố trí đội ngũ an ninh, bảo vệ tại các khu vực cần thiết: sự an toàn luôn là vấn đề cần được quan tâm. Việc xây dựng lực lượng an ninh sẽ quản lý được lượng khách ra vào bữa tiệc, đồng thời tránh được kẻ gian trà trộn.
  • Chuẩn bị kinh phí và các phương án dự phòng rủi ro: mỗi sự kiện đều không tránh khỏi vấn đề phát sinh. Lưu ý này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi tình huống có thể xảy ra.
  • Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng và bố trí bộ phận kỹ thuật điều chỉnh: việc căn chỉnh các yếu tố này sẽ mang lại sự hài hòa cho bữa tiệc, tránh tình trạng đèn quá sáng hoặc quá tối hay độ lớn âm thanh không phù hợp.

tổ chức hội nghị khách hàng

Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng VietPower

Hội nghị khách hàng có ý nghĩa rất quan trọng với doanh nghiệp nên luôn được lên kế hoạch từ rất sớm. Tuy nhiên, đặc trưng công việc và những dự án tiếp nối nhau khiến ban lãnh đạo không có đủ thời gian triển khai kế hoạch phức tạp này. Để hội nghị diễn ra trọn vẹn, không thể không có sự đồng hành của đội ngũ tổ chức sự kiện.

Nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đồng hành và chứng kiến sự lớn mạnh của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, VIETPOWER hiện đang là đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng uy tín và trách nhiệm nhất. Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng làm việc với cả trái tim nhiệt huyết để mang đến cho quý công ty một hội nghị hoàn hảo và ấn tượng nhất.

Thông tin về chúng tôi!

Công ty Cổ Phần Truyền thông và Sự kiện VIETPOWER

Số 137A4, KĐT mới Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội

Hotline: 0867.12.8688

Mail: contact@viet-power.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding/

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp những vấn đề trên
0867.12.8688