26/03/2024
Kế hoạch tổ chức sự kiện là tài liệu mô tả các hoạt động, công việc và các yếu tố cần thiết khác. Đây là công cụ giúp đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được quản lý một cách hiệu quả. Qua đó giúp cho chương trình sự kiện được diễn ra thành công. Và để hiểu rõ hơn về các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện, hãy theo dõi bài viết này của VietPower.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Mục lục
Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Kế hoạch tổ chức sự kiện là bản thiết kế toàn diện cho một buổi sự kiện. Bao gồm các thông tin chi tiết như địa điểm, thời gian, chủ đề, timeline,… Kế hoạch cũng xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi người trong trong tổ chức. Các yếu tố tài chính được đề cập bao gồm ngân sách và các khoản chi phí. Ngoài ra, kế hoạch có thể bao gồm các biện pháp an toàn và tiếp cận khách mời. Mục tiêu của kế hoạch tổ chức sự kiện là đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
10 bước lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
1. Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện
Là bước đầu tiên cần thực hiện trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Mục tiêu đó là gì? Sự kiện được tổ chức với mục đích gì? Đây là những câu hỏi cần được trả lời đầu tiên. Mục tiêu tiêu có thể là quảng bá thương hiệu, tạo mối quan hệ hay tăng doanh số bán,… Dựa trên mục tiêu đó, chúng ta có thể xác định loại hình sự kiện phù hợp nhất. Điều này sẽ giúp cho việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện trở nên hiệu quả hơn.
2. Xác định địa điểm và thời gian tổ chức
Bước tiếp theo là xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện. Thời gian cần phải được chốt từ sớm để lên kế hoạch chi tiết và chuẩn bị thư mời. Song song với đó, việc tìm kiếm địa điểm phải ưu tiên hàng đầu. Để đảm bảo không gian đủ rộng và thuận lợi cho việc di chuyển của khách mời. Bạn có thể lựa chọn trung tâm, nhà hàng, khách sạn,… tùy mục đích và số lượng khách mời. Bên cạnh đó, đối với sự kiện ngoài trời, cần xem xét các yếu tố thời tiết và không gian mở để đảm bảo sự thành công cho sự kiện.
3. Xác định ý tưởng lớn và thông điệp chính
Ý tưởng lớn (Big idea) là linh hồn của sự kiện, định hình chủ đề chung và concept chương trình. Việc tạo ra một ý tưởng mới lạ và độc đáo sẽ thu hút sự chú ý của khách mời. Bên cạnh đó không thể thiếu đi thông điệp chính (Key message) cho sự kiện. Key message là là cầu nối giữa tổ chức và khách hàng, truyền đạt thông điệp sâu sắc của sự kiện. Đảm bảo thông điệp ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn truyền đạt đầy đủ ý nghĩa. Qua đó giúp khách mời dễ dàng nhớ và ấn tượng hơn về sự kiện.
4. Lên kịch bản nội dung chương trình tổ chức sự kiện
Lập kịch bản nội dung chương trình sự kiện là bước không thể thiếu, là sợi liên kết hòa quyện mọi hoạt động. Tùy vào mục đích và tính chất của sự kiện, bạn cần xây dựng kịch bản phù hợp, có thể là khai trương, tất niên, hay các loại hình khác. Mỗi kịch bản cần được phân loại thành tổng quát và chi tiết, từ lịch trình đến phần trình diễn. Kịch bản chi tiết đặc biệt quan trọng với vai trò của MC, cần sự trau chuốt để truyền đạt thông điệp một cách thu hút và chính xác. Điều này đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và ấn tượng đối với khách mời.
5. Lập danh sách khách mời
Lập danh sách khách mời là bước quan trọng để chuẩn bị cho sự kiện. Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về số lượng khách mời, từ đó lập kế hoạch chi tiết hơn về chi phí và sắp xếp chỗ ngồi. Đồng thời, danh sách này cũng là cơ sở để chuẩn bị quà tặng và thực đơn phù hợp. Khi lập danh sách, cần xác định rõ đối tượng khách mời và số lượng cần mời, sau đó tiến hành xác nhận với họ trước sự kiện. Điều này giúp tạo sự thoải mái và tiếp đón tốt hơn cho khách mời.
6. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Bạn cần xem xét tính chất sự kiện để xây dựng kế hoạch phù hợp. Đặt ra mục tiêu, xác định đối tượng và thông điệp cần truyền đạt. Cân nhắc sử dụng các kênh truyền thông phù hợp như email, mạng xã hội, tạp chí hoặc mạng nội bộ. Sự hiểu biết sâu sắc về mục tiêu và đối tượng sẽ giúp bạn chọn lựa kênh truyền thông hiệu quả nhất để đạt được mục đích mong muốn và tạo sự lan tỏa rộng rãi cho sự kiện.
7. Dự toán chi phí tổ chức sự kiện
Bằng cách này, bạn có thể xác định rõ các nguồn lực và phân bổ chúng một cách hiệu quả. Việc tạo ra một bảng ngân sách cụ thể giúp bạn kiểm soát chi phí và tránh việc vượt quá ngân sách đã định. Đồng thời, việc dự trù cho các chi phí phát sinh là cực kỳ quan trọng. Không thể tránh khỏi những vấn đề bất ngờ trong quá trình tổ chức, và việc có khoản dự trù này sẽ giúp bạn dễ dàng xử lý những tình huống không mong muốn mà không làm ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu.
8. Dự đoán những rủi ro và xây dựng phương án giải quyết
Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện, dự đoán và xử lý những rủi ro tiềm ẩn là cần thiết. Không thể tránh khỏi những tình huống bất ngờ, và việc có phương án giải quyết sẽ giúp bạn ứng phó một cách linh hoạt và hiệu quả. Ví dụ, khi tổ chức sự kiện ngoài trời, cần chuẩn bị trước cho khả năng mưa bằng cách có sẵn ô dù và khu vực che chắn khác để bảo vệ khách mời và trang thiết bị. Nếu không có kế hoạch dự phòng, mưa có thể làm hỏng toàn bộ sự kiện, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời và uy tín của tổ chức.
9. Lên timeline thực hiện
Để đảm bảo sự thành công của sự kiện, việc liên kết kế hoạch với các deadline cụ thể là không thể thiếu. Phân công công việc rõ ràng và theo dõi thường xuyên giúp tránh trường hợp công việc bị đình trệ. Bản timeline chương trình sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian một cách hiệu quả, đảm bảo không có phần nào bị lỡ giờ hoặc bị thiếu sót. Việc này rất quan trọng để đảm bảo chất lượng tổng thể của sự kiện. Chỉ có khi thực hiện đúng timeline mới có thể đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng hạn và sự kiện diễn ra suôn sẻ, đem lại ấn tượng tích cực cho mọi người tham dự.
10. Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh
Bước kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh là quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. Nó đảm bảo mọi khía cạnh đã được kiểm tra kỹ lưỡng và điều chỉnh. Việc thực hiện quá trình này trước khi sự kiện diễn ra giúp phòng tránh các vấn đề tiềm ẩn. Tuy nhiên, cũng cần thực hiện đánh giá sau sự kiện để rút ra bài học cho các dự án tương lai. Bằng cách này, bạn không chỉ nâng cao chất lượng của sự kiện hiện tại mà còn chuẩn bị tốt hơn cho những sự kiện sắp tới.
Một số lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
1. Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện
Mục đích của sự kiện cần được truyền tải một cách chính xác và nhất quán từ đầu đến cuối. Việc này giúp tránh những hiểu nhầm không đáng có và đảm bảo kết quả cuối cùng của sự kiện. Đừng nên vội vàng đặt quá nhiều thông điệp của sự kiện vào một lúc. Bởi vì điều này có thể làm mất đi sự tập trung và làm mờ đi mục đích chính của sự kiện. Tránh nhiễu loạn thông tin để tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và lưu dấu trong tâm trí của khách mời.
2. Kiểm soát số lượng khách mời
Những tổ chức thiếu kinh nghiệm thường dễ mắc sai lầm này. Họ thường bỏ qua việc yêu cầu xác nhận tham dự từ khách mời. Và dẫn đến việc không kiểm soát được lượng khách thực sự đến tham dự sự kiện. Kết quả có thể là sự kiện quá đông hoặc quá vắng, gây ra nhiều vấn đề không mong muốn. Ví dụ như: thiếu thức ăn, không gian chật chội, hoặc không thoải mái cho người tham dự. Điều này cần được tránh bằng cách lên kế hoạch cẩn thận và yêu cầu xác nhận tham dự từ khách mời.
3. Lập ngân sách và dự trù chi phí
Việc lập ngân sách và dự trù chi phí là bước không thể thiếu. Cần phải đề xuất chi phí cho từng mục như địa điểm, trang thiết bị,nhân sự,… Đồng thời, cũng cần phải có ngân sách dự phòng để xử lý các tình huống phát sinh. Một sai lầm phổ biến là quá mải mê với việc tạo trải nghiệm mà quên đi giới hạn ngân sách. Kiểm soát ngân sách là cần thiết để đảm bảo lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp. Cùng với đó là vẫn đạt được mục tiêu của sự kiện. Ngoài ra, kỹ năng thương lượng cũng cần được áp dụng để tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng sự kiện.
4. Dự phòng các tình huống phát sinh
Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc dự phòng cho các tình huống phát sinh là cực kỳ quan trọng. Cần có phương án xử lý sự cố kỹ thuật, thay đổi thời tiết, và các vấn đề khác. Đội ngũ nhân viên được chuẩn bị sẵn sàng để xử lý các tình huống không mong muốn trong quá trình sự kiện. Điều này đảm bảo rằng sự kiện có thể diễn ra một cách suôn sẻ và không bị gián đoạn bởi những vấn đề không lường trước. Sự chuẩn bị cẩn thận và có sẵn phương án dự phòng giúp đảm bảo thành công của sự kiện.
VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công
VietPower là công ty tổ chức và tư vấn sự kiện chuyên nghiệp nhất trong lĩnh vực này. Hiện tại đã bước sang năm thứ 7 chúng tôi tổ chức các chương trình sự kiện và sự kiện trên toàn quốc cho rất nhiều doanh nghiệp. Kể từ khi thành lập đến nay chúng tôi đã tổ chức các chương trình sự kiện cho những doanh nghiệp có tiếng như Samsung, Bảo Việt, Vingroup, Manulife, Vietcombank, Techcombank, BIDV, TH True Milk, LG,… VietPower tự tin chúng tôi là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất mà bạn có thể đặt trọn sự tin tưởng vào chúng tôi để tổ chức những chương trình sự kiện cho công ty, doanh nghiệp. VietPower cam kết mang tới cho các doanh nghiệp những kịch bản sự kiện.
Bên cạnh đó, chúng tôi còn cung cấp đa dạng về sản phẩm và các gói dịch vụ sự kiện để giúp quý khách hàng có đa dạng sự lựa chọn khi tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình như:
– Dịch vụ Media quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp.
– Đội ngũ chuyên viên, MC sự kiện chuyên nghiệp có chuyên môn cao. Sau bao năm làm nghề họ có kinh nghiệm, sự năng động và nhiệt huyết – thứ mà bất kỳ MC sự kiện nào cũng cần phải có.
– Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện theo gói yêu cầu khách hàng.
– VietPower luôn hỗ trợ tư vấn miễn phí cho khách hàng 24/7 bất kể khi nào khách hàng cần.
Vừa rồi VietPower đã đưa ra 10 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất. Hy vọng với thông tin này sẽ giúp bạn nhanh chóng lập được kế hoạch hoàn chỉnh cho sự kiện. Và giúp cho chương trình sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp. Nếu bạn còn thắc mắc hay cần tìm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. Liên hệ ngay với VietPower để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
