Giỏ hàng

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết hấp dẫn nhất 2020

Doanh nghiệp bạn đang muốn tổ chức sự kiện để quảng bá thương hiệu, tiếp cần gần hơn với khách hàng? Nhưng bạn còn loay hoay chưa biết làm thế nào để lên được kế hoạch tổ chức?
Với kinh nghiệm tổ chức những sự kiện lớn, VIETPOWER xin chia sẻ đến các bạn 12 bước tạo kế hoạch chi tiết cho mọi loại hình sự kiện một cách hoàn hảo và đơn giản nhất.

► Tìm hiểu ngay: Tổ chức sự kiện là gì? Cách tổ chức sự kiện

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tư vấn trực tiếphotline

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết hấp dẫn nhất

Mỗi loại hình sự kiện có tính chất và quy mô khác nhau. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện thành công và diễn ra suôn sẻ cần chuẩn bị kỹ mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện và phải xây dựng được các nội dung sau đây:

Xác định hình thức tổ chức sự kiện

Mỗi sự kiện khác nhau đều có mục đích tổ chức khác nhau: tổ chức tiệc cuối năm, lễ khai trương, lễ kỷ niệm thành lập công ty, sự kiện tri ân khách hàng... Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần nắm rõ và xác định được sự kiện sắp tổ chức là gì? Đây là một trong những bước quan trọng vì nó giúp bạn định hướng được công việc, hạng mục cần tiến hành tiếp theo trong kế hoạch.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện 1

Xác định mục tiêu và kết quả đạt được

Bước quan trọng tiếp theo của mỗi kế hoạch tổ chức sự kiện là xác định được mục tiêu tổ chức sự kiện. Từ việc xác định được mục tiêu sau đó mới có thể xây dựng ý tưởng chủ đề, kịch bản...

Để xác định được đúng mục tiêu sự kiện là gì bạn hãy tự đặt ra một số câu hỏi càng sát vấn đề càng tốt. Ví dụ như:

  • Tại sai bạn tổ chức sự kiện này?
  • Sự kiện bạn đang chuẩn bị tổ chức là giới thiệu sản phẩm mới hay tri ân khách hàng...
  • Sự kiện này hướng đến đối tượng nào?
  • Bạn muốn người tham gia sự kiện nhận được điều gì?
  • ....

Khi bạn xác định rõ mục tiêu và kết quả đạt được sau khi kết thúc sẽ giúp sự kiện của doanh nghiệp bạn thanh công, xây dựng và quảng bá hình ảnh thương hiệu gần hơn với khách hàng.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện cũng là một trong những yếu tố quyết định sự kiện của bạn có thành công hay không? Cần đảm bảo thời gian và địa điểm tổ sẽ nhận được sự đồng ý tham gia sự kiện của khách mời.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện 2

Lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện: hợp lý để mọi người khi nhận được lời mời sẽ phải trả lời rằng “Nhất định tham gia”

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện: an ninh an toàn, vị trí thuận tiện cho việc đi lại và phù hợp với quy mô, tính chất, ngân sách của sự kiện.

Lên ý tưởng và chủ đề sự kiện

Ý tưởng tổ chức sự kiện là linh hồn của sự kiện. Để sự kiện có thể thành công, gây ấn tượng và tiếng vang với khách hàng thì ý tưởng tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng, nó phải  mới mẻ và thu hút người tham gia.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện 3

Để có thể lên một ý tưởng, chủ đề sự kiện hoàn hảo cần lưu ý những yếu tố sau:

  • Phù hợp với đối tượng khách mời
  • Truyền tải được thông điệp tổ chức sự kiện
  • Nhấn mạnh đến sản phẩm, thương hiệu
  • Ý tưởng, chủ đề khác biệt và ấn tượng

Xây dựng kịch bản và timeline chương trình

Kịch bản chương trình sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và để lại ấn tượng tốt đẹp với khách mời. Mỗi loại hình sự kiện sẽ có một mục đích, tính chất khác nhau tương ứng với một kịch bản chương trình tương ứng kèm theo timeline chi tiết theo bố cục 3 phần: Khai mạc - nội dung chính - bế mạc.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện 4

Theo đó, cần phải chuẩn bị 2 loại kịch bản: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết:

  • Kịch bản chương trình sự kiện tổng quát: là kịch bản để bao quát sự kiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Kịch bản bao gồm: thời gian, nội dung, phân công nhân sự…. Ngoài ra, một chương trình thành công, ấn tượng và khác biệt khi có điểm nhấn xuất hiện một cách hợp lý nhất.
  • Kịch bản chi tiết (kịch bản MC): là kịch bản trong đó có lời dẫn của MC trong toàn bộ sự kiện, lời lẽ thu hút và truyền tải thông điệp của chương trình.

Các chương trình team builing đang bán chạy

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp những vấn đề trên

Lên danh sách khách mời sự kiện

Cần lập ra danh sách khách mời sự kiện để sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp, hoàn hảo và chuẩn bị chu đáo hơn về: chỗ ngồi, thực đơn, quà lưu niệm cho khách... Và quan trọng nhất khách mời chính là những người tạo nên sự thăng hoa của sự kiện hãy luôn quan tâm đến họ để sự kiện của bạn trở nên ấn tượng và thành công.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện 5

Danh sách khách mời được phân loại theo những yếu tố sau:

  • Xác định đối tượng khách mời: nghề nghiệp, độ tuổi...
  • Xác định số lượng khách mời tham gia
  • Xác nhận và lập danh sách khách hàng tham gia trước 2-3 ngày tổ chức sự kiện để chuẩn bị đón tiếp, chỗ ngồi tốt hơn.
  • Sau khi kết thúc sự kiện, gửi thư cảm ơn, ảnh kỉ niệm cho khách tham dự.

Chuẩn bị dụng cụ, thiết kế hình ảnh backdrop

Mỗi sự kiện sẽ có những hạng mục và trang thiết bị khác nhau. Dưới đây là các hạng mục chính và một số trang thiết bị cần thiết trong tổ chức sự kiện:

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện 1

  • Sân khấu: backdrop, sàn sân khấu…
  • Thiết kế hình ảnh chương trình: banner, standee, bandroll, phướn, giấy mời, tờ rơi… theo chủ đề của chương trình.
  • Âm thanh ánh sáng
  • Thiết bị trình chiếu: màn hình led, máy chiếu
  • Nhân sự sự kiện: PG, BG, MC, ca sĩ, nhóm nhảy…

Dụng cụ thi công sự kiện:

  • Dụng cụ khi set up sự kiện: kéo, dao rọc giấy, dây nylon, băng keo, thước dây, kìm, tulovit…

  • Dụng cụ cá nhân trong quá trình sự kiện: áo mưa, ô dù, túi ngủ, đồ ăn, nước, thuốc bông băng y tế…

  • Dụng cụ, thiết bị trong quá trình diễn ra sự kiện: hệ thống sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng, màn hình LED, máy ảnh, máy quay, bộ đàm…

Xây dựng kế hoạch truyền thông chương trình sự kiện

Truyền thông cho sự kiện sẽ giúp bạn thông báo đến khách mời, đối tác về việc tổ chức sự kiệc đồng thời thu hút được khách hàng mục tiêu quan tâm tới sự kiện đó. Mỗi loại hình sự kiện có tính chất khác nhau, vậy nên cần xác định đầy đủ thông tin về sự kiện sau đó xây dựng kế hoạch truyền thông:

  • Mục tiêu của sự kiện
  • Đối tượng cần truyền thông
  • Thông điệp truyền thông
  • Kênh truyền tải thông điệp: thư mời giấy hoặc qua email, báo giấy, tạp chí, mạng xã hội…

Dự trù kinh phí

Tổ chức sự kiện dù có quy mô lớn hay nhỏ cũng cần phải dự trù kinh phí. Đây là điều quan trọng của một chương trình sự kiện, nếu không được dự trù kinh phí từ trước sẽ dần đến tình trạng vượt quá ngân sách cho phép gây thiếu sót làm mất đi sự chuyên nghiệp và thiện cảm của khách hàng.

Bạn nên biết rõ kinh phí tổ chức của mình trong giới hạn là bao nhiêu, danh sách đồ cần mua sắm để có dự trù gần chính xác nhất…  sau đó xây dựng kế hoạch cụ thể tránh tình trạng lãng phí kinh phí. Đồng thời tìm kiếm những biện pháp để tối thiểu chi phí: Cộng tác viên bao nhiêu người? Địa điểm tổ chức sự kiện nào phù hợp về quy mô và giá thành…

Xây dựng phương án dự phòng & quản lý rủi ro

Trong khi tổ chức sự kiện rủi ro có thể xảy ra một cách bất ngờ, bất cứ lúc nào và bất cứ phần việc nào. Một số những ro thường hay gặp trong quá trình tổ chức sự kiện: thời tiết thay đổi, mất điện, thiết bị hỏng, khách mời đến trễ…

Vì vậy luôn phải có phương án dự phòng để tránh cho sự kiện gặp ít rủi ro nhất và người tổ chức sự kiện cần quan sát để xử lý một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.

Xác định tiến độ thực hiện

Việc xác định tiến độ thực hiện là việc không thể bỏ qua. Bước này giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, giảm rủi ro và thành công gây ấn tượng với khách mời. Hoặc nếu trong quá trình thi công, tổ chức sự kiện có xảy ra vấn đề phát sinh có thể xử lý và đưa phương án thay thế kịp thời.

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện 7

Trước khi tổ chức sự kiện cần phải rà soát và kiểm tra tiến độ thực hiện của những việc sau:

  • Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
  • Giấy phép tổ chức sự kiện
  • Danh sách khách mời: gửi thư mời, sơ đồ chỗ ngồi…
  • Nhân sự, phân công công việc
  • Trang thiết bị dùng trong sự kiện

Đo lường và đánh giá kết quả đạt được

Khi sự kiện kết thúc, bạn nên chuẩn bị phiếu đánh giá dành cho những người tham gia sự kiện. Hãy xem xét và tổng kết lại những phản hồi của khách hàng để nắm bắt được những điều đã làm được và chưa làm được. Từ đó đánh giá về mức độ hoàn thành mục tiêu đặt ra cho sự kiện hay không và rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tư vấn trực tiếphotline

Trên đây là mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện với 12 bước cơ bản, Với kinh nghiệm tổ chức những sự kiện lớn VIETPOWER hy vọng sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công. Nếu bạn còn thắc mắc hay khó khăn khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện thì đừng ngại bình luận hoặc nhắn tin cho chúng tôi để được tư vấn chi tiết về tổ chức sự kiện khai trương, sự kiện lễ ra mắt sản phẩm, sự kiện tri ân khách hàng.

Công ty cổ phần Truyền thông và Sự kiện VIETPOWER

Toà Nhà 137A4 Khu ĐTM Đại Kim - Hoàng Mai - Hà Nội

Hotline: 0867128688

Mail: contact@viet-power.vn

Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding

0867.12.8688