Các loại chi phí tổ chức hội thảo đầy đủ chi tiết nhất

Chi phí tổ chức hội thảo là một trong các yếu tố quan trọng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Bởi chi phí này ảnh hưởng đến chất lượng và quy mô của chương trình hội thảo. Bạn cần nắm rõ các hạng mục chi phí để không gây lãng phí va hao hụt ngân cách ban đầu. Vậy tổ chức hội thảo gồm những chi phí gì? Hãy cùng VIetPower tìm hiểu hạng mục chi phí hội thảo dưới đấy nhé!

Các hạng mục chi phí tổ chức hội thảo

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức 

Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội thảo là một trong những khoản chi quan trọng nhất. Thường, hội thảo được tổ chức tại các nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm hội nghị. Giá thuê phụ thuộc vào thời gian, sức chứa và độ sang trọng của địa điểm. Để giữ chỗ, bạn cần đặt cọc một khoản tiền. Sau sự kiện, phải thanh toán phần còn lại theo hợp đồng. Chi phí sẽ tăng nếu tổ chức vào mùa cao điểm, cuối tuần hoặc cuối năm. Điều này cần được tính toán kỹ lưỡng trong kế hoạch tổ chức.

2. Chi phí cho các tiết mục giải trí

Đây là chi phí tổ chức hội thảo không thể thiếu khi tiến hành lập bảng dự trù kinh phí. Đối với chương trình hội thảo, việc lựa chọn tiết mục giải trí cần được quan tâm kỹ lưỡng. Từ phục trang đến kinh phí thuê đoàn, mọi chi tiết đều cần được cân nhắc tỉ mỉ để đảm bảo tính chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí. Dù là những tiết mục nhẹ nhàng hay phức tạp, đều cần phải thực hiện một cách chu đáo.  Tất cả tạo ra một sự kiện ấn tượng và đáng nhớ cho khán giả.

3. Chi phí thuê MC

MC đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ theo kịch bản và thời gian. Việc lựa chọn MC có kinh nghiệm quan trọng để đảm bảo sự chuyên nghiệp và truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng. Các doanh nghiệp cần chú ý tìm kiếm MC có khả năng dẫn dắt chương trình một cách linh hoạt và không bị rườm rà. Nếu có khách nước ngoài tham dự, việc chọn MC biết nhiều ngôn ngữ sẽ giúp tương tác được tốt hơn và truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.

4. Chi phí cho nhân sự sự kiện

Đôi khi, chi phí này có thể được tính vào chi phí thuê địa điểm. Tuy nhiên, nếu địa điểm không có nhân viên phục vụ, bạn sẽ cần thuê thêm. Công việc của nhân viên này bao gồm đón tiếp khách mời, phục vụ bữa ăn và các công việc hỗ trợ khác để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Khi tiến hành lập bảng chi phí nên cân nhắc hạng mục này thật kỹ lưỡng. 

5. Chi phí thuê thiết bị cho việc tổ chức hội thảo

Chi phí thuê thiết bị cho hội thảo bao gồm âm thanh, ánh sáng như màn hình led, máy chiếu, mic, loa đài và bộ chỉnh âm. Nếu tổ chức ở trung tâm hội nghị, chi phí này thường được tính vào hạng mục thuê địa điểm. Tuy nhiên, nếu tổ chức tại không gian riêng, việc phân bổ ngân sách cho việc thuê thiết bị là cần thiết. Đồng thời, việc thuê bàn ghế cũng cần được tính toán cẩn thận dựa trên số lượng khách tham dự và quy mô sự kiện. Nếu tổ chức ngoài trời, việc thuê ô dù và nhà bạt cũng cần được xem xét trong kế hoạch chi tiêu.

6. Chi phí tiệc trà

Tiệc trà là một phần không thể thiếu trong  các hạng mục chi phí tổ chức hội thảo. Tiệc trà thường bao gồm các loại bánh ngọt, hoa quả tươi và nước uống. Doanh nghiệp có thể lựa chọn menu phù hợp với ngân sách và sở thích của khách mời. Chi phí cho tiệc trà thường dao động từ 70.000 đồng/suất, tùy thuộc vào yêu cầu và quy mô của sự kiện. Đây là cơ hội để khách mời giao lưu và trao đổi ý kiến, tạo không khí thoải mái và thân thiện trong sự kiện.

7. Chi phí quảng cáo

Truyền thông là yếu tố quan trọng giúp sự kiện tiếp cận được đông đảo người tham gia. Công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực này có thể giúp tối ưu quảng bá hình ảnh sự kiện, đồng thời mang lại hiệu quả cao cho chi phí quảng cáo. Điều này giúp tăng cơ hội thu hút khán giả và tạo nên một sự kiện thành công và đáng nhớ.

8. Chi phí thiết kế, in ấn và trang trí 

Các ấn phẩm như backdrop, poster, banner, cổng chào, và thiệp mời đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên bầu không khí và để lại ấn tượng cho khách hàng. Giá cả có thể biến động tùy thuộc vào chất liệu, thời gian và số lượng đặt in. Việc tham khảo nhiều đơn vị giúp bạn chọn được đơn vị phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của mình.

9. Chi phí thuê media 

Media là một phần không thể thiếu ghi lại những hình ảnh và thước phim đẹp nhất về hội thảo. Các hình ảnh này không chỉ là tài liệu truyền thông mà còn có thể truyền trực tiếp qua livestream. Việc thuê media giúp tạo ra tư liệu chất lượng cao, phục vụ cho việc quảng bá và tạo ấn tượng với khách hàng và đối tác. Đồng thời, nó cũng là cách để lưu lại những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện.

10. Chi phí phát sinh

Chi phí tổ chức hội thảo phát sinh là những khoản chi phí không được dự trù ban đầu. Chúng phụ thuộc vào quy mô sự kiện và có thể bao gồm việc mua sắm thiết bị thiếu hoặc khắc phục các tình huống rủi ro. Đây là khoản chi phát sinh không thể tránh khỏi và thường cần được tính toán cẩn thận để đảm bảo sự suôn sẻ của sự kiện. Quy mô của hội thảo càng lớn, chi phí phát sinh càng có thể tăng cao. 

Tips tiết kiệm chi phí tổ chức hội thảo

1. Lập dự toán kinh phí tổ chức hội thảo 

Việc lập dự toán kinh phí tổ chức hội thảo là bước quan trọng giúp dự đoán chi phí. Dựa vào dự toán này, tổ chức có thể quản lý sự kiện hiệu quả hơn. Bạn có thể phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, đảm bảo không vượt quá ngân sách. Bên cạnh đó, dự toán giúp hiểu rõ về các khoản chi phí cần thiết, từ đó điều chỉnh và kiểm soát chi tiêu một cách linh hoạt. Công ty cũng có thể sử dụng dự toán này để đánh giá và phê duyệt ngân sách. Vì vậy, việc xây dựng một dự toán chi phí chi tiết và chính xác là cực kỳ quan trọng. 

2. Tận dụng nguồn nhân lực nội bộ

Sử dụng nguồn nhân lực nội bộ là biện pháp tiết kiệm chi phí đáng kể. Nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau trong sự kiện mà không cần tuyển thêm nhân sự. Điều này giúp tránh chi phí tuyển dụng và đào tạo. Bên cạnh đó, có thể tận dụng các phương tiện truyền thông miễn phí như mạng xã hội, email, tin nhắn,… Đây là một cách tiết kiệm chi phí tổ chức hội thảo một cách hiệu quả. Facebook, Twitter, LinkedIn có thể được sử dụng để quảng bá chương trình hội thảo của bạn. Tạo trang sự kiện trên Facebook và sử dụng email, tin nhắn SMS để mời khách hàng tham dự cũng là cách tiết kiệm chi phí thông minh.

3. Tổ chức hội thảo trái mùa cao điểm

Tổ chức hội thảo trái mùa là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí đáng kể. Tránh các tháng cao điểm như tháng 11 đến tháng 2 làm giảm chi phí tổ chức. Việc này giúp tránh sự cạnh tranh và giảm giá của các dịch vụ. Đối với các sự kiện khách hàng, doanh nghiệp hay ra mắt sản phẩm, tổ chức vào các tháng khác cũng tiết kiệm được chi phí. Cũng nên tránh tháng 8, khi mùa cưới diễn ra, gây ra sự cạnh tranh về giá cả. Tận dụng thời gian này để tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa sự kiện.

4. Tổ chức vào các ngày trong tuần

Tổ chức sự kiện vào các ngày trong tuần thay vì cuối tuần có thể giúp tiết kiệm chi phí. Dịch vụ trong tuần thường rẻ hơn so với cuối tuần. Nếu sự kiện mang tính chất học thuật, kinh doanh, việc này càng phù hợp. Tránh các ngày cuối tuần nếu không cần thiết để giảm chi phí. Điều này đặc biệt đúng đối với các sự kiện không có tính chất vui chơi, giải trí. Tận dụng lợi ích của việc tổ chức vào các ngày trong tuần để tiết kiệm và tối ưu chi phí.

5. Tận dụng thời điểm có nhiều dịch vụ ưu đãi 

Theo dõi các trang web và fanpage của dịch vụ sự kiện để bắt kịp các ưu đãi. Đặc biệt, nhà hàng và trung tâm hội nghị thường có những gói ưu đãi đặc biệt. Việc này giúp bạn tiết kiệm chi phí tổ chức hội thảo một cách hiệu quả. Thường xuyên cập nhật thông tin về các chương trình khuyến mãi để có cơ hội tận dụng các dịch vụ với giá ưu đãi. Sử dụng các ưu đãi này là cách thông minh để giảm bớt chi phí mà không phải hy sinh chất lượng.

Trên đây là các thông tin chia sẻ về các loại chi phí tổ chức hội thảo đầy đủ nhất. Với thông tin này sẽ giúp bạn hiểu hơn về các hạng mục chi phí cần thiết. Đồng thời với típ tiết kiệm chi phí cũng giúp bạn trong quá trình tổ chức hội thảo. VietPower tự hào là đơn vị uy tín và có nhiều năm kinh nghệm trong tổ chức hội thảo. Chắc chắn mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ và sự hài lòng cao nhất. Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ qua hotline để được tư vấn. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.