Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói – tiết kiệm & uy tín

Báo giá tổ chức sự kiện chi tiết và uy tín luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Để giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về chi phí dịch vụ tổ chức sự kiện. Hãy cùng VietPower tham khảo Báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – tiết kiệm & uy tín ở bài viết dưới đây nhé!

Giới thiệu về dịch vụ tổ chức sự kiện

Dịch vụ tổ chức sự kiện là một đơn vị tổ chức hay công ty đứng ra chịu trách nhiệm thực hiện tổ chức sự kiện. Họ sẽ là những người có trách nhiệm từ việc lên ý tưởng, kế hoạch cụ thể, thiết kế,…. đến chuẩn bị âm thanh ánh sáng. Điều này đảm bảo mọi sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thành công. Đồng thời nhờ vào các dịch vụ tổ chức sự kiện mà các thông điệp của chương trình được tiếp cận và truyền tải một cách hiệu quả đến khách mời.

Khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện bạn sẽ có những đặc quyền như:

• Tiết kiệm thời gian và công sức của mình thay vì loay hoay với hàng ngàn mục công việc cần phải làm. Bạn có thể yên tâm giao phó toàn bộ cho đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
• Các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ có đội ngũ giàu kinh nghiệm và am hiểu về quy trình tổ chức. Đảm bảo chương trình sự kiện của bạn được chuẩn bị chuyên nghiệp và chu đáo.
• Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn lên những ý tưởng độc đáo, sáng tạo và phù hợp với chủ đề, đối tượng tham gia sự kiện.
• Nhờ mạng lưới quan hệ và kinh nghiệm đàm phán. Các đơn vị dịch vụ tổ chức sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể và tối ưu ngân sách hiệu quả. 

Các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá tổ chức sự kiện

Báo giá tổ chức sự kiện luôn luôn là vấn đề quan trọng được nhiều khách hàng quan tâm. Giá cả, chi phí của một sự kiện có thể dao động rất lớn vì nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Để bạn có cái nhìn tổng quan hơn, dưới đây là một vài yếu tố chính ảnh hưởng đến việc báo giá tổ chức sự kiện mà bạn có thể tìm hiểu:

1. Quy mô, loại hình sự kiện

Yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến việc báo giá tổ chức sự kiện là quy mô và loại hình sự kiện. Bởi mỗi loại hình sự kiện sẽ có những đặc thù riêng và đòi hỏi nguồn nhân lực, dịch vụ để có quy trình tổ chức khác nhau. Từ đó dẫn đến sự chênh lệch về chi phí, trong đó.

Quy mô sự kiện bạn sẽ cần chú ý tới:

• Số lượng khách mời, nếu số lượng khách mời đông. Đồng nghĩa với việc nhu cầu không gian, đồ ăn nước uống, nhân viên phục vụ,… có thể chi phí sẽ tăng tương ứng.
• Những sự kiện có quy mô lớn sẽ đòi hỏi diện tích không gian phải lớn, rộng rãi. Do đó, chi phí thuê mặt bằng địa điểm để tổ chức có thể sẽ cao hơn.
• Thời gian diễn ra sự kiện cũng ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện. Thông thường, nếu kéo dài thời gian sự kiện nhiều ngày sẽ kéo theo chi phí các hạng mục sẽ cao.

Đối với loại hình sự kiện sẽ ảnh hưởng dựa trên hình thức, như:

• Sự kiện hội nghị hội thảo: Chi phí tập trung vào thuê địa điểm, thiết bị, dịch vụ dịch thuật hay tài liệu,…
• Sự kiện về lễ kỷ niệm: Chi phí đầu tư chủ yếu vào thiết kế sân khấu, trang trí, chất lượng âm thanh ánh sáng.
• Sự kiện triển lãm: Chi phí tập trung vào thiết kế gian hàng để thuê không gian triển lãm, vận chuyển hay lắp đặt.
• Sự kiện tiệc cưới: Chi phí chủ yếu sẽ tập trung vào dịch vụ ăn uống, trang trí hay dịch vụ quay phim chụp ảnh.

2. Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức cũng là một trong những yếu tố quyết định đến tổng chi phí của sự kiện. Chính vì vậy, bạn cần phải lựa chọn địa điểm phù hợp để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Trong đó bạn cần chú ý tới:

• Vị trí tổ chức:

+) Trung tâm: Dễ tiếp cận, có nhiều tiện ích xung quanh nhưng thường có giá thuê cao.

+) Ngoại thành: Chi phí thuê địa điểm sẽ rẻ hơn nhưng sẽ mất thời gian di chuyển.

+) Địa điểm đặc biệt có view đẹp, không gian độc đáo sẽ có chi phí thuê cao.

• Quy mô, sức chứa:

+) Không gian: Diện tích và sức chứa tỉ lệ thuận với giá thuê.

+) Cấu trúc: Nếu yêu cầu đặc biệt về kiến trúc độc đáo, âm thanh ánh sáng,… chắc chắn chi phí sẽ không thể rẻ.

• Sự tiện nghi:

+) Địa điểm có sẵn trang thiết bị thì sẽ tiết kiệm chi phí thuê hơn rất nhiều so với dịch vụ riêng bên ngoài.

+) Dịch vụ đi kèm như bãi đỗ xe, an ninh,… cũng ảnh hưởng đến giá tổ chức sự kiện.

• Chính sách của địa điểm: Như thời gian thuê theo ngày hay giờ, yêu cầu đặt cọc trước khi thuê,…

3. Các dịch vụ đi kèm

Các dịch vụ đi kèm cũng là một trong những yếu tố chính ảnh hưởng đến giá cả tổ chức sự kiện. Bạn có thể tham khảo như:

• Hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại hay công suất lớn sẽ có chi phí cao hơn.
• Thiết kế, trang trí và thi công sân khấu dựa vào yêu cầu của khách hàng.
• Menu ẩm thực đa dạng, chất lượng cao cũng làm tăng chi phí.
• Mời các nghệ sĩ nổi tiếng cũng là tăng chi phí tổ chức sự kiện một cách đáng kể.
• Loại hình, số lượng quà tặng khách hàng cũng ảnh hưởng đến chi phí tổ chức.
• Các sự kiện có mức độ phức tạp cao hay nhiều yêu cầu khó cũng sẽ đòi hỏi dồn nhiều công sức và chi phí hơn.

4. Thời gian chuẩn bị

Thời gian chuẩn bị được coi là một trong những yếu tố có tính ảnh hưởng trực tiếp đến báo giá tổ chức sự kiện. Khi bạn chuẩn bị kỹ lưỡng và có đủ thời gian cho sự kiện thì chương trình sẽ diễn ra một cách suôn sẻ, chất lượng. Tuy nhiên, nếu thời gian chuẩn bị ngắn sẽ dẫn đến gấp gáp và chi phí tổ chức sự kiện tăng cao. Trong đó:

• Áp lực thời gian tổ chức sự kiện ngắn, các nhà cung cấp dịch vụ sẽ phải làm việc gấp rút hơn. Từ đó huy động nhiều nhân lực và dẫn đến chi phí nhân công tăng cao.
• Nếu thời gian gấp rút cũng khiến bạn khó khăn trong việc tìm kiếm các dịch vụ như thuê địa điểm, nghệ sĩ,…
• Khi thời gian chuẩn bị gấp rút, chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện cũng có thể ảnh hưởng. Ví dụ như thiết kế sân khấu, thực đơn,… không thể hoàn thiện được như mong muốn.
• Các chi phí phát sinh không đáng có, có thể xảy ra nên bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng trong các trường hợp khẩn cấp này.
• Nếu độ phức tạp có nhiều hoạt động đặc biệt trong sự kiện bạn sẽ cần nhiều thời gian để chuẩn bị hơn.

5. Mùa vụ

Mùa vụ cũng là một phần yếu tố ảnh hưởng đến báo giá tổ chức sự kiện. Vì thông thường, ngành tổ chức sự kiện luôn phải chịu tác động của yếu tố mùa vụ và dẫn đến sự biến động về giá cả trong một thời gian nhất định. Ví dụ như:

• Mùa cao điểm: Các mùa cao điểm như cuối năm, lễ tết,… nhu cầu tổ chức sự kiện sẽ tăng cao. Từ đó, dẫn đến sự khan hiếm về nguồn nhân lực, địa điểm hay thiết bị. Do đó, chi phí có thể bị tăng giá để đáp ứng nhu cầu.
• Mùa thấp điểm: Nhu cầu giảm các nhà cung cấp dịch vụ sẽ linh hoạt điều chỉnh giá cả để thu hút khách hàng.

6. Đơn vị tổ chức sự kiện

Cuối cùng, đơn vị tổ chức sự kiện cũng là yếu tố ảnh hưởng chính. Bạn nên chọn những đơn vị có uy tín và kinh nghiệm lâu năm trong ngành. Dù có thể sẽ có mức giá cao nhưng so với các đơn vị mới thành lập, bạn sẽ đảm bảo được chất lượng dịch vụ hơn. Sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự cũng ảnh hưởng đến giá cả tổ chức sự kiện.

Chi tiết bảng báo giá tổ chức sự kiện

Dưới đây là 2 bảng báo giá tổ chức sự kiện team building và gala dinner mà VietPower muốn gửi đến bạn để có thể tham khảo qua.

Bảng báo giá team building:

Bảng báo giá sự kiện gala dinner:

Lợi ích khi chọn đơn vị báo giá uy tín

Việc lựa chọn đơn vị báo giá uy tín được coi là quyết định quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Dưới đây là những lợi ích khi chọn đơn vị tổ chức báo giá sự kiện uy tín mà bạn có thể tìm hiểu:

1. Báo giá chính xác, minh bạch

Khi lựa chọn được đơn vị báo giá uy tín bạn sẽ nhận được:

• Bảng báo giá chi tiết, liệt kê cụ thể các hạng mục dịch vụ cũng như chi phí tương ứng.
• Bên dịch vụ báo giá rõ ràng giúp bạn tránh mất một khoảng phát sinh bất ngờ trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Đảm bảo tính công bằng, bạn có thể so sánh từ nhiều đơn vị khác nhau để lựa chọn đơn vị có mức giá hợp lý nhất.

2. Kinh nghiệm, chuyên môn

Lợi ích thứ hai mà bạn nhận được khi lựa chọn đúng đơn vị uy tín là họ có kinh nghiệm và chuyên môn cao. Các đơn vị sẽ là người có nhiều kinh nghiệm, hiểu rõ khách hàng. Giúp đưa ra nhu cầu và nhiều cách giải pháp phù hợp nhất. Đội ngũ nhân viên cũng được các đơn vị đào tạo bài bản, am hiểu về quy trình tổ chức sự kiện hơn. Đồng thời đưa ra những ý tưởng mới lạ, độc đáo để điều chỉnh kế hoạch theo yêu cầu.

3. Chất lượng dịch vụ cao

Đi đôi với kinh nghiệm và chuyên môn, chắc chắn bạn sẽ nhận được chất lượng dịch vụ cao khi tổ chức sự kiện. Họ sẽ là người đảm bảo chương trình sự kiện diễn ra thành công, đáp ứng đủ yêu cầu của bạn. Tập trung đầu tư vào các trang thiết bị hiện đại để đảm bảo chất lượng âm thanh, ánh sáng,… Không những vậy, bạn cũng được hỗ trợ nhiệt tình trong suốt quá trình tổ chức sự kiện từ A đến Z.

4. Tiết kiệm thời gian, công sức

Khi lựa chọn đơn vị báo giá uy tín chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức của mình. Từ việc lên kế hoạch đến khi vận hành chương trình sự kiện và kết thúc. Nếu như có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, họ cũng có thể nhanh chóng tìm ra giải pháp và khắc phục.

5. Tạo mối quan hệ lâu dài

Lợi ích cuối cùng mà bạn có thể nhận được là tạo mối quan hệ lâu dài, đảm bảo chất lượng. Khi hợp tác với đơn vị uy tín, họ sẽ xây dựng một mối quan hệ lâu dài, đảm bảo chất lượng cho những sự kiện trong tương lai. Đồng thời cũng có nhiều ưu đãi hấp dẫn cho những khách hàng thân thiết.

Quy trình nhận báo giá tổ chức sự kiện

Khi hình thành nhu cầu tổ chức sự kiện, việc nhận báo giá là bước quan trọng được nhiều người quan tâm đến. Quy trình này sẽ giúp bạn so sánh, lựa chọn được đơn vị uy tín nhất. Dưới đây là quy trình 5 bước nhanh gọn nhận báo giá tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo:

1. Xác định nhu cầu, mục tiêu của sự kiện

Bước đầu tiên bạn cần phải xác định rõ ràng nhu cầu và mục tiêu của chương trình sự kiện sẽ tổ chức. Trong đó, bao gồm:

• Loại hình tổ chức sự kiện.
• Quy mô, số lượng khách mời dự kiến.
• Địa điểm thuê dự kiến tổ chức sự kiện.
• Thời gian, ngày giờ tổ chức.
• Yêu cầu về các dịch vụ như âm thanh, ánh sáng, MC,…
• Ngân sách dự kiến dành cho sự kiện để bạn lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.

2. Lựa chọn các đơn vị

Để lựa chọn các đơn vị uy tín và chuyên nghiệp bạn cần dành thời gian vừa đủ đề tìm hiểu. Thông qua:

• Tìm kiếm thông tin qua các trang mạng xã hội, diễn đàn chuyên ngành.
• Hỏi ý kiến từ bạn bè, người thân hay những đối tác đã từng hợp tác tổ chức sự kiện với đơn vị đó.
• Tham gia triển lãm về tổ chức sự kiện.
• So sánh các đơn vị cụ thể từ kinh nghiệm, đánh giá sự uy tín, các dịch vụ cung cấp, báo giá chi phí,….

3. Yêu cầu báo giá chi tiết

Bạn nên cung cấp những thông tin cụ thể về yêu cầu sự kiện cho bên đơn vị cung cấp để họ có thể đưa ra báo giá chính xác nhất. Sau khi nhận được bảng báo giá, bạn nên so sánh cẩn thận và kỹ lưỡng các hạng mục. Điều này sẽ giúp bạn lựa chọn được đơn vị tổ chức uy tín.

4. Đàm phán

Nếu đã lựa chọn được đơn vị tổ chức hợp lý, bạn có thể tiến hành bước đàm phán giá cả về các hạng mục. Điều này sẽ giúp bạn có được chi phí hấp dẫn và tối ưu ngân sách của mình hơn. Sau khi đã thống nhất và bàn bạc kỹ lưỡng. Bạn hãy tiến hành đặt cọc để đảm bảo chất lượng dịch vụ.

5. Ký kết hợp đồng

Cuối cùng, bạn hãy đọc hợp đồng một cách kỹ lưỡng trước khi ký. Điều này sẽ đảm bảo các quyền lợi của đôi bên. Đồng thời thực hiện thanh toán theo đúng thỏa thuận trong các hợp đồng đã thống nhất.

Kinh nghiệm tối ưu chi phí khi tổ chức sự kiện

Bên cạnh việc nắm rõ quy trình nhận báo giá tổ chức sự kiện. Bạn cũng cần tối ưu chi phí khi tổ chức bằng cách tham khảo một vài kinh nghiệm ở dưới đây như sau:

• Xác định rõ ràng mục tiêu sự kiện.
• Lên kế hoạch chi tiết, ngân sách một cách cụ thể.
• Phân bổ ngân sách theo từng hạng mục để dễ dàng kiểm soát.
• Dự trù một khoản về chi phí dự phòng để ứng phó với những tình huống phát sinh có thể xảy ra.
• So sánh giá cả với nhiều đơn vị khác nhau.
• Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp.
• Tận dụng các nguồn lực sẵn có để giảm chi phí.
• Tối ưu hóa nhân sự, tận dụng tình nguyện viên.
• Quản lý ngân sách chặn chẽ, theo dõi chi tiêu và thanh toán đúng hạn.

Vừa rồi là bài viết về Báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói – tiết kiệm & uy tín được VietPower chia sẻ cho bạn. Hy vọng rằng, những thông tin chi tiết ở trên đã giúp ích được cho bạn trong việc tiếp cận báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này. Chúc bạn có một ngày tốt lành.

Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, team building. Hãy liên hệ với VietPower theo thông tin dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho bạn nhiệt tình 24/7 miễn phí!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.