19/04/2024
Kế hoạch tổ chức họp lớp công đắc lực giúp chương trình diễn ra thành công tốt đẹp. Đồng thời buổi giúp buổi họp lớp trở nên chuyên nghiệp và ý nghĩa hơn cho mọi người. Vậy làm thế nào để có bản kế hoạch hoàn hảo cho buổi họp lớp? Bài viết dưới đây, VietPower sẽ hướng dẫn bạn các bước lên kế hoạch tổ chức họp lớp.
Xem chi tiết: Quy trình 10 bước tổ chức họp lớp đầy đủ
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Mục lục
Các bước lên kế hoạch tổ chức họp lớp hoàn hảo
1. Bầu ban tổ chức sự kiện họp lớp
Việc bầu ra một ban tổ chức cho sự kiện họp lớp là bước đầu tiên quan trọng. Ban tổ chức này sẽ đảm nhận việc lập kế hoạch tổ chức họp lớp. Thông thường, những người trong ban tổ chức cũng là thành viên của ban liên lạc lâm thời. Tuy nhiên, nếu một số thành viên trong ban liên lạc lâm thời không có thể tham gia vào thời điểm tổ chức họp lớp. Hay một số thành viên mới có thể được bầu vào ban tổ chức. Các thành viên của ban tổ chức nên là những người năng động, nhiệt huyết. Có khả năng kết nối các thành viên trong lớp để đảm bảo cho sự kiện diễn ra thành công.
2. Xác định thời gian
Xác định thời gian là bước tiếp theo quan trọng trong việc tổ chức họp lớp. Để đảm bảo sự tham gia của đông đảo thành viên, bạn nên chọn một dịp đặc biệt như kỷ niệm 10, 15, 20 hoặc 30 năm ra trường, hoặc ngày thành lập trường, khoa. Ngoài ra, các ngày lễ như 30/4-01/5 hoặc 02/9 cũng là lựa chọn phổ biến. Đây là thời điểm này thường trùng với kỳ nghỉ hè và tựu trường.
Tuy nhiên, cần lưu ý không nên chọn quá nhiều sự kiện họp lớp vào cùng một ngày để tránh tình trạng địa điểm và dịch vụ quá tải. Thường thì việc tổ chức vào cuối tuần sẽ thuận tiện hơn cho mọi người sắp xếp thời gian. Lập kế hoạch nên được bắt đầu ít nhất 1 tháng trước ngày diễn ra để chuẩn bị đầy đủ và tránh những rắc rối không cần thiết.
3. Lập danh sách thành viên, khách mời tham dự
Lập danh sách thành viên và khách mời là bước quan trọng trong kế hoạch tổ chức họp lớp. Bạn cần xác định rõ đối tượng tham dự, bao gồm cựu sinh viên và giáo viên. Số lượng có thể biến động tùy thuộc vào kích thước lớp, nhưng cần đảm bảo mọi người được thông báo đầy đủ để tham gia. Dựa trên danh sách này, bạn có thể xây dựng chương trình và đặt dịch vụ phù hợp với số lượng và nhu cầu của khách mời, đồng thời cũng tiết kiệm chi phí.
Đừng bỏ lỡ: Hướng dẫn lên kế hoạch họp lớp chi tiết
4. Dự kiến ngân sách tổ chức họp lớp
Để lập dự kiến ngân sách tổ chức họp lớp, bạn cần xác định các chi phí dự kiến và nguồn tài trợ có sẵn. Đầu tiên, bạn cần tính toán tổng chi phí chương trình, bao gồm các khoản chi cho địa điểm, ẩm thực, trang trí, giải trí và các chi phí khác. Tiếp theo, xác định nguồn quỹ sẵn có từ các khoản tiền thu từ thành viên hoặc từ các tài trợ bên ngoài. Sau đó, lập bảng kê chi tiết từng hạng mục và ước tính chi phí cho mỗi hạng mục.
Dựa trên tổng chi phí dự kiến và ngân sách hiện có, bạn có thể điều chỉnh các hạng mục chi tiêu hoặc xem xét kêu gọi đóng góp thêm từ các thành viên để đảm bảo ngân sách hợp lý và đủ để thực hiện chương trình một cách suôn sẻ.
5. Lên kế hoạch phân công công việc
Lên kế hoạch phân công công việc cho Ban tổ chức giúp đảm bảo mỗi nhóm có trách nhiệm cụ thể. Nhóm Ý tưởng đảm nhiệm việc lập kế hoạch chủ đề, concept và truyền thông. Nhóm Hậu cần chịu trách nhiệm về hậu cần như đặt xe, thuê địa điểm và quản lý chi phí. Nhóm Điều hành chủ trì xây dựng agenda, quản lý rủi ro và vận hành tổ chức. Việc phân công rõ ràng giúp mọi người biết mình phải làm gì, đồng thời giảm bớt gánh nặng và tăng tính hiệu quả cho quá trình tổ chức sự kiện.
6. Lên ý tưởng tổ chức họp lớp
Trước khi lên ý tưởng, hãy xác định mục đích tổ chức họp lớp và ngân sách dự kiến. Ví dụ, nếu muốn tri ân thầy cô hoặc báo hiếu cha mẹ, ý tưởng “Ngày Trở Về” phù hợp. Đối với việc tái hiện thanh xuân, concept “Reply 1970s” sẽ đem lại trải nghiệm độc đáo. Dựa trên mục tiêu và ngân sách, bạn có thể lựa chọn các ý tưởng phù hợp như thảo luận, trò chơi hoặc chương trình nghệ thuật để tạo ra một họp lớp đáng nhớ và ý nghĩa.
7. Lựa chọn địa điểm tổ chức họp lớp
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức họp lớp, bạn cần xem xét hình thức và mục đích của chương trình. Địa điểm tại nhà hàng thích hợp cho tiệc gala lớp, mang đến không gian sang trọng và ấm cúng. Địa điểm tại khuôn viên trường học phù hợp cho các hoạt động tri ân và tái hiện không khí học đường. Ngoài ra, địa điểm tại khu du lịch, resort nghỉ dưỡng đang là xu hướng phổ biến. Với các hoạt động thú vị như tham quan, nghỉ ngơi, team building và tiệc gala, tạo nên một trải nghiệm họp lớp đầy đáng nhớ.
Bạn có biết: Top 30 địa điểm tổ chức họp lớp tại Hà Nội tốt nhất 2024
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
8. Xây dựng kịch bản tổ chức họp lớp
Kịch bản tổ chức họp lớp cần bao gồm các phần như trò chơi team building, tiệc gala và dẫn chương trình. Mỗi phần cần chi tiết về thời gian, nội dung và người phụ trách, cũng như ghi chú nếu cần. Kịch bản MC cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, sử dụng ngôn từ lịch sự và giàu cảm xúc để tạo không khí phù hợp với sự kiện. Việc xây dựng kịch bản chi tiết sẽ giúp cho việc tổ chức diễn ra một cách suôn sẻ và đáp ứng được mục tiêu của sự kiện.
9. Thiết kế backdrop họp lớp, maket họp lớp
Việc thiết kế backdrop và maket họp lớp là phần quan trọng để tạo không gian ấn tượng cho sự kiện. Chúng được lấy cảm hứng từ ý tưởng và chủ đề của buổi họp lớp. Một maket đẹp làm nổi bật không gian và tạo ra những bức ảnh đáng nhớ, ghi lại những khoảnh khắc ý nghĩa của buổi họp lớp. Thiết kế này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo cảm hứng và tạo dựng không khí đặc biệt. Từ đó, đem lại những kỷ niệm đẹp cho các thành viên tham dự.
10. Liên hệ đặt dịch vụ tổ chức họp lớp
Liên hệ đặt dịch vụ tổ chức họp lớp là nhiệm vụ quan trọng. Việc này bao gồm đặt xe, thuê địa điểm, đặt tiệc, thuê thiết bị và MC. Cần tiến hành liên hệ và đặt dịch vụ sớm để tránh tình trạng cháy hàng dịch vụ và tăng chi phí. Việc đặt sớm cũng cho phép linh hoạt điều chỉnh nếu có tình huống bất ngờ xảy ra. Quan trọng là phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo các dịch vụ được cung cấp đúng thời điểm. Đồng thời, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sự kiện.
11. Gửi thư mời tham dự họp lớp
Gửi thư mời tham dự họp lớp là bước quan trọng để thông báo chính thức về sự kiện. Thiệp mời không chỉ làm tăng tính trang trọng mà còn cung cấp thông tin về địa điểm, thời gian và nội dung chương trình. Việc nhận được một thiệp mời sẽ khiến người tham dự cảm thấy được đánh giá và háo hức hơn với sự kiện sắp tới. Điều này cũng giúp tạo ra một không khí kỳ vọng tích cực cho buổi họp lớp. Đồng thời góp phần làm cho sự kiện trở nên đặc biệt và đáng nhớ.
12. Tiến hành tổ chức họp lớp
Trước khi tổ chức họp lớp, cần lên kế hoạch dự phòng rủi ro và phương án xử lý. Setup trang thiết bị cần được thực hiện kỹ lưỡng và sớm. Trao đổi thông tin cẩn thận với các nhóm và nhân sự để mọi việc diễn ra suôn sẻ. Lập bản checklist và mô tả công việc chi tiết giúp mỗi cá nhân/bộ phận biết được trách nhiệm của mình. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện đúng cách. Làm giảm thiểu tình trạng hỗn loạn trong quá trình tổ chức sự kiện.
13. Tổng kết, truyền thông sau chương trình
Công tác tổng kết và truyền thông sau chương trình họp lớp rất quan trọng. Tổng kết giúp rút ra những kinh nghiệm và học hỏi từ sự kiện. Thu thập ảnh và video để gửi đến tất cả thành viên giúp kỷ niệm và chia sẻ cảm xúc sau sự kiện. Việc này giữ cho tinh thần và kỷ niệm của buổi họp lớp luôn sống động và đáng nhớ sau khi sự kiện kết thúc.
Có thể bạn sẽ cần: Tổng hợp 10 bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện trọn gói
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Một số lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức họp lớp
1. Dự trù kinh phí tổ chức họp lớp
Khi lên kế hoạch tổ chức họp lớp, việc dự trù kinh phí là vô cùng quan trọng. Dù các thành viên đã thu nhập ổn định, nhưng khác biệt về thu nhập vẫn tồn tại. Điều này đòi hỏi phải căn cứ vào đặc điểm này để đưa ra mức kinh phí hợp lý. Một số thành viên có thể mong muốn mức chi phí thấp hơn để có thể tham gia dễ dàng. Trong khi những người khác có thể sẵn sàng đóng góp nhiều hơn. Điều này sẽ giúp đạt được sự hài lòng và thu hút đông đảo thành viên tham gia.
2. Cân nhắc lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp
Một lưu ý mà bạn cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp là thời gian và địa điểm. Thời điểm tổ chức họp nên được chọn sao cho phù hợp với hầu hết mọi người. Họ có thể dễ dàng tham gia mà không bị ảnh hưởng bởi lịch trình công việc. Thông thường, tổ chức họp lớp sau 5 đến 10 năm ra trường là thích hợp. Tuy nhiên, cũng có thể tổ chức hàng năm nếu có sự đồng ý của các thành viên. Địa điểm cũng cần phải thuận tiện, gần và dễ dàng tiếp cận để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho mọi người tham gia.
3. Cần có kế hoạch tổ chức họp lớp dự phòng
Kế hoạch dự phòng giúp đối phó với những tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Bản kế hoạch này nên bao gồm các biện pháp ứng phó khi có thay đổi thời tiết. Hoặc sự cố về địa điểm tổ chức. Ví dụ, nếu dự định tổ chức ngoài trời nhưng trời mưa, cần có kế hoạch dự phòng để chuyển đổi sang địa điểm trong nhà. Ngoài ra, cần có sự chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp khác như vấn đề sức khỏe hoặc vận chuyển. Kế hoạch dự phòng giúp đảm bảo sự suôn sẻ và thành công cho sự kiện họp lớp.
Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chất lượng 2024
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
VietPower – Đơn vị tổ chức họp lớp chuyên nghiệp
VietPower tự hào là đơn vị tổ chức họp lớp chuyên nghiệp với gần 10 năm kinh nghiệm. Chúng tôi luôn mang đến những buổi họp lớp hoàn hảo và đáng nhớ cho khách hàng. VietPower luôn cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất với mức giá cạnh tranh.
VietPower luôn đặt khách hàng lên hàng đầu và đảm bảo quy trình làm việc minh bạch, chu đáo. Từ khâu báo giá, làm hợp đồng đến thi công và hoàn thiện chương trình. Nhờ vào đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Họ luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho quý khách hàng chi tiết nhất. Qua đó lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Bên cạnh đó, chúng tôi còn sở hữu hệ thống trang thiết bị hiện đại. Sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của các sự kiện có quy mô khác nhau. Ngoài tổ chức họp lớp, VietPower còn cung cấp nhiều dịch vụ khác như tổ chức sự kiện, hội nghị, team building, …
Trên đây là các bước lên kế hoạch tổ chức họp lớp chi tiết mà VietPower gửi đến bạn. Từ khâu chuẩn bị đến setup và vận hành mọi thứ đều theo quy trình cụ thể. Điều này sẽ giúp chương trình họp lớp trở nên chuyên nghiệp và để lại ấn tượng với khách mời. Nếu bạn còn thắc mắc về tổ chức họp lớp, vui lòng liên hệ với VietPower để được giải đáp.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building. Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
