Tổ chức tiệc tri ân khách hàng: Quy trình và kịch bản tổ chức chi tiết

Tổ chức tiệc tri ân khách hàng là một trong những dịch vụ phía sau của sản phẩm, với mục đích chính là thể hiện được sự quan tâm của doanh nghiệp đến với khách hàng.Tuy nhiên không ít người mắc phải sâm lầm trong khâu tổ chức, khiến buổi tiệc trở nên nhạt nhẽo, kém thu hút, không thu về được hiệu quả như mong muốn.

Bạn đang loay hoay giữa một mớ bòng bong khi phải lên kế hoạch cho chương trình này? Làm sao để tổ chức tiệc tri ân khách hàng thật ấn tượng, tạo được hứng thú cho người tham gia? Thế thì hãy để VietPower giúp bạn tìm ra những bí quyết tổ chức tiệc tri ân khách hàng thành công rực rỡ ngay trong bài viết dưới đây. Theo dõi ngay biết mình phải làm gì nào! 

Tham khảo thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tri ân khách hàng là gì?

Tri ân khách hàng là một sự kiện được doanh nghiệp tổ chức ra, nhằm gửi lời cảm ơn đến những đối tượng được nhắm đến cụ thể. Người tham gia có thể là khách hàng thân thiết, những người đã mua, sử dụng sản phẩm, hay cũng có thể là các khách hàng tiềm năng trong tương lai. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng chọn buổi lễ này để cảm ơn các đối tác làm ăn, các nhà cung cấp hay những cán bộ cơ quan nhà nước cấp cao, đại diện tập đoàn doanh nghiệp,…

Tại sao tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Hiện nay, việc tổ chức tiệc tri ân khách hàng được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng đến. Điều này có được là nhờ những hiệu quả, thành công phía sau của buổi lễ này mang lại. Cụ thể, dưới đây sẽ là đâu trả lời cho thắc mắc tại sao nên tổ chức tiệc tri ân khách hàng:

Những lợi ích với khách hàng

• Có cơ hội hiểu rõ hơn về sản phẩm mà mình đang sử dụng
• Được tham gia vào các hoạt động của buổi lễ như: chơi các trò chơi, xem tiết mục văn nghệ hấp dẫn, giao lưu trực tiếp với nhà sản xuất
• Có cơ hội nhận các phần quà hấp dẫn

Những lợi ích với doanh nghiệp

• Là cơ hội để gửi lời tri ân đến những khách hàng đã tin tưởng sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp
• Tạo dựng thêm sự uy tín trong lòng khách hàng, giúp thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng hơn
• Hoàn thiện cho bộ phận chăm sóc khách hàng, khẳng định chất lượng dịch vụ
• Tăng sự tiếp cận sản phẩm đến khách hàng, quảng bá thương hiệu tốt hơn

Quy trình tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Tiệc tri ân khách hàng mang lại rất nhiều những lợi ích cho cả khách hàng và doanh nghiệp, nhưng tại vì sao những buổi lễ đó lại kém thu hút, gây ra sự khó chịu cho nhiều người khi được mời?

Nguyên nhân chính là do khâu tổ chức của doanh nghiệp chưa chỉn chu, để cán cân lợi ích của doanh nghiệp nặng hơn lợi ích của khách hàng.

Muốn khắc phục điều này, thì ngay ở quy trình tổ chức bạn đã phải làm thật chi tiết, định hướng đúng mục tiêu của buổi lễ là gì. Dưới đây là một quy trình hoàn hảo mà VietPower gợi ý cho bạn.

Bước 1: Lên danh sách khách mời

Người tham gia chính là yếu tố quan trọng nhất cho một buổi tiệc tri ân khách hàng. Bạn cần phải nắm rõ danh sách gồm những ai, số lượng bao nhiêu để dựa vào đó dự trù kinh phí, chọn địa điểm và lên kế hoạch chi tiết.

Nếu không muốn bị bỏ sót bất kỳ nhân vật quan trọng nào, bạn hãy lên từng danh mục khách mời và theo đó ghi tên từng nhân vật, ví dụ một số danh mục chính như:

• Danh sách khách hàng thân thiết
• Danh sách khách hàng tiềm năng
• Danh sách đối tác, nhà cung cấp, nhà phân phối
• Danh sách cán bộ cơ quan nhà nước cấp cao cần mời

Bước 2: Lên ý tưởng nội dung

Sau khi đã nắm trong tay danh sách các nhóm khách mời tham gia gồm những ai, bạn sẽ lên ý tưởng cho buổi tiệc. Khi lên ý tưởng cần tập trung vào việc mang lại lợi ích cho khách hàng trước, sau đó là mang lợi ích cho doanh nghiệp.

Một số ý tưởng giúp bạn tạo được sự thu hút cho người tham gia như:

• Mời người nổi tiếng tham gia
• Tổ chức các trò chơi trúng thưởng
• Các hoạt động team building
• Tiệc ăn uống

Quan trọng nhất trong quá trình lên ý tưởng là phải có sự sáng tạo mới mẻ, đi gần với nhu cầu của người tham gia muốn nhận được.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch cụ thể

Ở bước này bạn sẽ cần xác định được:

• Địa điểm tổ chức
• Thời gian tổ chức
• Chốt chủ đề chương trình
• Lên kịch bản tổ chức tiệc tri ân khách hàng chi tiết
• Phân công đầu việc cho nhân sự

Bước 4: Triển khai kế hoạch

Sau khi tất cả các khâu chuẩn bị đã xong, bạn hãy bắt đầu bắt tay vào triển khai kế hoạch với các đầu việc như sau:

• Thiết kế: Hoàn thành tất cả những thứ cần cho buổi tiệc từ thiệp mời, banner, sân khấu, quà tặng, backdrop, thiệp cảm ơn, voucher,… Mọi thứ đều cần được lên mẫu và phê duyệt trước khi đem in ấn.
• Gửi thiệp mời: Gửi thiệp mời theo danh sách đã lên từ trước, kiểm tra lại cẩn thận để không bỏ sót một ai.
• Thi công: Trước mỗi một sự kiện, bên thi công cần thực hiện trước ngày tổ chức ít nhất 1 – 2 ngày để khắc phục sự cố phát sinh, khớp sân khấu.

Xem chi tiết: Cách lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện từ chi tiết từ A – Z dễ dàng

Bước 5: Tổ chức chương trình

Sau khi mọi công tác chuẩn bị đã hoàn tất, giờ thì chỉ cần chạy chương trình theo đúng như kích bản đã lên từ trước là xong.

Chuẩn bị gì cho tiệc tri ân khách hàng

Một quy trình hoàn hảo thì cần phải đi kèm với sự chuẩn bị chu đáo, tỉ mỉ, hạn chế tối đa rủi ro và thiếu sót xảy ra. Kế hoạch thì đã có đây, vậy bạn cần phải chuẩn bị những gì khi tổ chức tiệc tri ân khách hàng:

1. Người tham gia

Người tham gia chương trình là yếu tố quan trọng nhất cần ưu tiên hàng đầu, bởi làm sao có thể tổ chức buổi tiệc tri ân khách hàng mà lại không có khách hàng nào đến tham gia nhỉ? Do vậy, bạn cần lập danh sách khách tham gia theo đúng như các tiêu chỉ của doanh nghiệp.

Bạn sẽ phải trả lời những câu hỏi như: Làm sao để được đánh giá là khách hàng thân thiết? Tiêu chí để chọn ra danh sách khách hàng tiềm năng là gì? Cách thức liên hệ và mời khách hàng như thế nào?

2. Địa điểm

Nếu số lượng người tham gia đông, doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm các địa điểm tổ chức sự kiện chất lượng phục vụ cho buổi tiệc. Người đảm nhiệm việc này cần trực tiếp đến khảo sát vị trí, quy mô, chất lượng âm thanh, ánh sáng, các dịch vụ hỗ trợ mà địa điểm tổ chức mang lại.

Khi chọn địa điểm tổ chức, bạn cần chú ý chọn không gian vừa đủ, không chọn nơi quá hẹp, không gian tù túng, trần nhà thấp gây cảm giác khó chịu khi ngồi lâu. Cũng không nên chọn nơi quá rộng, gây ra nhiều khoảng trống thừa, việc này sẽ làm giảm hiệu ứng đám đông, gây loãng bầu không khí trong khi tổ chức.

Do vậy, ở khâu mời người tham dự, bạn cần lên danh sách thật chi tiết, có được thông tin đầy đủ số lượng người chắc chắn sẽ đi để buổi tiệc thành công.

3. Nội dung, ý tưởng buổi tiệc

Nội dung cần có sự mới mẻ, tạo được sự tò mò, hứng thú cho người tham gia. Để tạo được sức hút, thì nội dung chính là vua. Bạn cần phải chọn được nội dung phù hợp với đối tượng người tham gia.

Ví dụ: Nếu đối tượng tham gia là người trẻ tuổi, sôi động thì hãy đánh vào các tiết mục giải trí để làm nội dung chính như: có sự tham gia của người nổi tiếng, các trò chơi trúng thưởng, hay địa điểm check-in đẹp,… Hoặc nếu đối tượng tham gia phần lớn là mẹ bỉm sữa, các bà nội trợ thì bạn có thể lấy nội dung chính thu hút là quà tặng, các chương trình giáo dục, học tập cho trẻ nhỏ,…

Người nên nội dung phải là người nắm rõ tâm lý của người tham gia, tìm ra được điểm chung mục tiêu mà họ muốn nhận được là gì sau buổi tiệc để tìm ý tưởng. Còn nếu như bạn quá bí, chẳng thể nghĩ ra được gì thì hãy đế VietPower đồng hành với bạn nhé!

4. Thiết kế

Các thiết kế trong buổi tiệc cần đồng nhất theo một nội dung, nên chuẩn bị xong bản thiết kế trước ít nhất 1 tháng. Người đảm nhiệm công việc này cần đảm bảo về mặt hình ảnh thật chỉn chu, vì đây là yếu tố tạo điểm nhấn, gây ấn tượng cho buổi tiệc tri ân khách hàng.

5. Nhân sự tham gia tổ chức buổi tiệc tri ân khách hàng

• MC
• Ban tiếp đón
• Ban kỹ thuật
• Đội văn nghệ
• Ban hậu cần

Trong trường hợp doanh nghiệp không thể đáp ứng đủ số lượng nhân sự, bạn hãy liên hệ đến VietPower để nhận hỗ trợ từ đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi.

6. Kịch bản

Người lên kịch bản cần ghi đầy đủ nội dung chương trình, thời lượng cho mỗi tiết mục là bao nhiêu một cách chi tiết nhất. Bạn sẽ cần đưa cho người dẫn chương trình trước ít nhất 1 ngày để họ tập dượt trước buổi tiệc.

7. Quà tặng

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ số lượng quà tặng cho khách mời tham dự hoặc những phần thưởng nếu có gameshow, hay bữa tiệc cảm ơn khách hàng.

8. Kinh phí

Doanh nghiệp cần dự trù kinh phí đủ chi trả cho các khoản cần cho quá trình hoàn thiện tổ chức tiệc tri ân khách hàng.

Kịch bản tổ chức tiệc tri ân khách hàng

Dưới đây là mẫu kịch bản tổ chức tiệc tri ân khách hàng phổ biến nhất mà bạn có thể dựa theo đó sáng tạo thêm các nội dung, chèn ý tưởng mới lạ vào để có dấu ấn riêng cho doanh nghiệp của mình.

Nội dung 1: Đón khách

• Đội ngũ đón khách đứng đợi ở ngoài cổng, hướng dẫn đường đi, cách đỗ xe
• Check – in đầy đủ thông tin của người đến tham gia.
• Hướng dẫn khách đến vị trí chỗ ngồi để chuẩn bị tổ chức chương trình

Nội dung 2: Khai mạc chương trình tri ân khách hàng

• Chương trình văn nghệ khai mạc buổi tiệc
• MC giới thiệu buổi tiệc, các đại biểu, khách mời quan trọng

Nội dung 3: Các sự kiện chính của buổi tiệc

• MC mời ban lãnh đạo lên phát biểu, gửi lời tri ân đến khách hàng
• Trình chiếu, giới thiệu về sản phẩm chính của doanh nghiệp, giao lưu và giải đáp các thắc mắc của khách hàng từ người có chuyên môn
• Chương trình văn nghệ
• Các hoạt động vui chơi để tăng bầu không khí sôi động, tạo sự kết nối giữa khách hàng và doanh nghiệp

Nội dung 4: Chương trình tri ân khách hàng

• Tặng quà
• Bữa tiệc liên hoan (nếu có)
• Chụp ảnh kỷ niệm

Nội dung 5: Bế mạc và tiễn khách

• Phát biểu kết thúc chương trình
• Đội ngũ lễ tân hỗ trợ tiễn khách về

Như vậy, khi tổ chức tiệc tri ân khách hàng, bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều việc. Làm sao để cân bằng được giữa lợi ích của người tham gia và doanh nghiệp mà phải tạo được sức hút, sự hấp dẫn xuyên suốt buổi lễ. Với kinh nghiệm nhiều năm chinh chiến trong lĩnh vực tổ chức các sự kiện, VietPower sẽ giúp bạn thực hiện được mục tiêu đó.

Hãy liên hệ ngay cho công ty tổ chức sự kiện VietPower để được tư vấn, báo giá về các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, tốt nhất hiện nay.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM